Quy trình tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Phùng Tuấn Anh Phan Bá Trường Nguyễn Ngô Quyết
Chữ ký  

 

 

   
Chức vụ Phó Trưởng phòng Kế hoạch TC-TH Phó Giám đốc Giám đốc

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi
         
         
         
         
         
         
  1. MỤC ĐÍCH

Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên thiết lập và duy trì áp dụng quy trình tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất; nhằm thống nhất trình tự, nội dung các bước thực hiện, đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của Ngành

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ TRÁCH NHIỆM

Quy trình này được áp dụng trong phạm vi sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên; Phòng KH-TC-TH chủ trì phối hợp với các phòng, đơn vị có liên quan thực hiện quy trình này.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN, THAM CHIẾU

– Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

– Quyết định số 161/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND Tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên;

– Thông tư số 41/2016/TT-BCT ngày 30/12/2016 của Bộ Công Thương quy định Chế độ báo cáo thống kê áp dụng đối với sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

– Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

  1. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

4.1. Định nghĩa

– Báo cáo định kỳ: Là loại văn bản đánh giá tình hình, kết quả hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan trong một khoảng thời gian xác định (theo tuần, tháng, quý, sáu tháng, năm,…), được thực hiện theo quy định của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

– Báo cáo đột xuất: Là loại văn bản đánh giá tình hình, kết quả hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, được xây dựng theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo cơ quan hay cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

4.2. Viết tắt

– UBND: Ủy ban nhân dân

– KH: Kế hoạch

– BC: Báo cáo

– KHTCTH: Kế hoạch Tài chính Tổng hợp

  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ quy trình

5.2.  Diễn giải lưu đồ

Bước Mô tả Trách nhiệm
1 Tiếp nhận yêu cầu: Căn cứ vào nội dung yêu cầu cụ thể của từng loại báo cáo; Lãnh đạo phòng KHTCTH sẽ phân công nhiệm vụ tổng hợp báo cáo (định kỳ hoặc đột xuất) cho cán bộ/chuyên viên, nhóm chuyên viên chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo (người soạn thảo). Phòng KHTCTH
2 Đề nghị phòng, đơn vị liên quan phối hợp:

– Trên cơ sở xác định mục đích, yêu cầu và nội dung của báo cáo; người soạn thảo làm Công văn gửi các phòng, đơn vị có liên quan đề nghị cung cấp thông tin (hoặc báo cáo) theo yêu cầu hoặc chức năng, nhiệm vụ được giao.

– Trường hợp người soạn thảo tự chủ động tổng hợp được thông tin phục vụ báo cáo thì có thể bỏ qua bước này và bước 3.

Người soạn thảo
3 Cung cấp thông tin: Trên cơ sở Công văn đề nghị; các phòng, đơn vị cung cấp thông tin (hoặc báo cáo) bằng văn bản theo nội dung yêu cầu gửi về Phòng KHTCTH để tổng hợp. Các phòng, đơn vị có liên quan
4 Tổng hợp, Dự thảo báo cáo:

– Trước khi dự thảo báo cáo, người soạn thảo phải lập đề cương chi tiết của báo cáo trên cơ sở nhiệm vụ được giao và thông tin thu thập được;

– Thực hiện đánh giá, phân loại và lựa chọn những thông tin phù hợp tổng hợp vào báo cáo;

– Yêu cầu ngôn ngữ sử dụng trong báo cáo phải trong sáng, mạch lạc, chặt chẽ và súc tích; thông tin phải trung thực, khách quan, không chủ quan, một chiều; số liệu, dẫn chứng được đưa ra phải cụ thể, chính xác, có căn cứ rõ ràng; phân tích, đánh giá phải sắc sảo, có luận cứ, luận điểm chắc chắn, thuyết phục; trường hợp cần thiết, người soạn thảo có thể sử dụng các thông số cụ thể, các sơ đồ, biểu đồ để dẫn chứng, minh họa. Báo cáo được xem là đạt khi đáp ứng được các tiêu chí về nội dung và thời hạn hoàn thành.

– Hoàn thiện Dự thảo báo cáo theo đề cương và các thông tin, dữ liệu đã chọn.

– Người soạn thảo chịu trách nhiệm trình lãnh đạo Phòng KHTCTH xem xét, cho ý kiến xét duyệt Dự thảo báo cáo.

Phòng KHTCTH
5 Lấy ý kiến đóng góp: Đối với những báo cáo quan trọng hoặc xét thấy cần thiết, Lãnh đạo Sở sẽ yêu cầu Phòng KHTCTH (phòng chủ trì soạn thảo) tổ chức, thực hiện lấy ý kiến đóng góp cho Dự thảo báo cáo; việc lấy ý kiến được thực hiện theo 02 hình thức cơ bản sau:

– Tổ chức hội nghị để thảo luận, cho ý kiến trực tiếp vào bản Dự thảo báo cáo.

– Công văn yêu cầu các phòng, đơn vị có liên quan đóng góp ý kiến (bằng văn bản) về Dự thảo báo cáo.

Phòng KHTCTH chịu trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu, tiếp thu các ý kiến đóng góp và chỉnh sửa, hoàn thiện Dự thảo báo cáo.

Phòng KHTCTH, các đơn vị liên quan
6 Phê duyệt báo cáo: Sau khi hoàn thiện lại Dự thảo báo cáo trên cơ sở tiếp thu các ý kiến đóng góp, phòng KHTCTH sẽ trình Lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt. Trong trường hợp báo cáo đạt yêu cầu, Lãnh đạo Sở sẽ ký ban hành. Nếu báo cáo chưa đạt yêu cầu, Lãnh đạo Sở sẽ yêu cầu phòng KHTCTH chỉnh sửa, hoàn thiện lại báo cáo cho tới khi đạt yêu cầu và ký ban hành. Lãnh đạo Sở
7             Ban hành báo cáo: Sau khi báo cáo được ký ban hành, Văn thư chịu trách nhiệm phát hành báo cáo và gửi các cơ quan, đơn vị theo quy định. Văn thư
8 Lưu hồ sơ: Kết thúc nhiệm vụ, phòng KHTCTH chịu trách nhiệm lưu hồ sơ theo quy định Chuyên viên Phòng KHTCTH
  1. BIỂU MẪU

– Thực hiện theo các biểu mẫu tại Thông tư số 41/2016/TT-BCT ngày 30/12/2016 của Bộ Công Thương quy định Chế độ báo cáo thống kê áp dụng đối với sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

– Theo yêu cầu của từng nội dung cụ thể.

  1. HỒ SƠ LƯU

Phòng KHCTH lập và lưu trữ các tài liệu liên quan phát sinh trong quá trình xây dựng, tổng hợp báo cáo thực hiện theo hình thức như sau:

– Bước 1: Văn bản gửi qua Hệ thống QLVB: Cán bộ tổng hợp có trách nhiệm tạo thư mục “BÁO CÁO …” trên Hệ thống QLVB – Mục Hồ sơ công việc và chuyển các file vào lưu tại thư mục tương ứng nội dung (Bản giấy nếu có được lưu theo quy định công văn đi, đến).

– Bước 2: Đối với các văn bản, tài liệu nhận đường công văn (không qua hệ thống QLVB – Bản giấy) cán bộ tổng hợp có trách nhiệm thực hiện các thao thác (Scan) để lưu tại các thứ mục tương ướng đã được tạo ở Bước 1.

– Bước 3. Sau khi báo cáo được Lãnh đạo Sở phê duyệt; Phòng KHTCTH có trách nhiệm lưu Báo cáo theo 2 hình thức “Bản giấy” và “Bản điện tử”.