Quy trình thực hiện mua sắm, sửa chữa và thanh toán

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Phùng Tuấn Anh Phan Bá Trường Nguyễn Ngô Quyết
Chữ ký  

 

 

Chức vụ Phó Trưởng phòng Kế hoạch TC-TH Phó Giám đốc Giám đốc

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi
  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định các bước thực hiện việc mua sắm tài sản và thủ tục thanh toán thuộc thẩm quyền của sở Công Thương nhằm đảm bảo đúng quy định pháp luật.

  1. PHẠM VI

– Về đối tượng: Hoạt động mua sắm trang thiết bị nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của Văn phòng sở Công Thương.

– Về chủ thể quản lý: Văn phòng sở Công Thương.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

– Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

– Căn cứ Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013;

– Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

– Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg ngày 31/12/2017 của Thủ tướng Chính phủ, quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị;

– Quyết định số 17/2019/QĐ-TTg ngày 08/4/2019 của Thủ tướng Chính phủ, về một số gói thầu, nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 26 Luật Đấu thầu;

– Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính, quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp;

– Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ tài chính;

– Quyết định số 04/2017/QĐ-UBND ngày 15/02/2017 của UBND Tỉnh, ban hành Quy định một số nội dung về quản lý dự án đầu tư và xây dựng; quản lý về đấu thầu sử dụng vốn nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên;

– Quyết định số 161/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND Tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên;

– Quyết định số 272/QĐ-SCT ngày 09/10/2017 của sở Công Thương, quy định việc quản lý, sử dụng các khoản thu phí, lệ phí thuộc sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên;

– Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan Văn phòng sở Công Thương.

  1. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

– UBND: Ủy ban nhân dân

– TS: Tài sản

– BC: Báo cáo

– Phòng KHTCTH: Phòng Kế hoạch Tài chính Tổng hợp

– Bộ phận kế toán – Phòng Kế hoạch Tài chính Tổng hợp: Kế toán

  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Thực hiện mua sắm, sửa chữa

5.1.1. Đối với nguồn thu phí từ công tác thẩm định đươc giữ lại

5.1.1.1. Lưu đồ quy trình

5.1.1.2. Diễn giải lưu đồ

a). Đối với gói mua sắm, sửa chữa có giá không quá 50 triệu đồng

Bước 1: Đề nghị mua sắm

Các phòng chuyên môn gửi trực tiếp Giấy đề nghị mua sắm (có đầy đủ thông tin về sản phẩm dự kiến mua và dự toán kinh phí) đến Bộ phận kế toán.

Bước 2: Kiểm tra nguồn kinh phí, báo cáo Giám đốc Sở

Bộ phận kế toán thực hiện rà soát các quy định và kiểm tra nguồn kinh phí; trong thời gian 01 ngày, báo cáo Giám đốc Sở xem xét, quyết định.

Bước 3: Phê duyệt

Sau khi xem xét, có thể Giám đốc Sở phê duyệt hoặc không phê duyệt; Bộ phận kế toán có trách nhiệm gửi lại Giấy đề nghị cho phòng chuyên môn làm căn cứ thực hiện hoặc không thực hiện.

Bước 4: Thực hiện mua sắm

– Đối với gói mua sắm có giá trị dưới 20 triệu đồng, thực hiện mua trực tiếp với đơn vị cung cấp.

– Đối với gói mua sắm có giá trị từ 20 đến 50 triệu đồng; phòng chuyên môn tham khảo Bộ phận kế toán, dự thảo Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp, trình Giám đốc Sở phê duyệt trước khi thực hiện mua sắm.

– Tài sản mới mua phải được Văn phòng tiếp nhận, vào sổ quản lý tài sản để theo dõi, quản lý theo quy định.

Bước 5: Thanh toán

Hồ sơ đề nghị thanh toán gồm: Giấy đề nghị mua sắm, quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (nếu có), hóa đơn đỏ, biên bản bàn giao (hoặc phiếu giao nhận hàng hóa) và giấy đề nghị thanh toán; gửi Bộ phận kế toán thực hiện thanh toán theo quy định.

Bước 5: Lưu hồ sơ

Kế toán chịu trách nhiệm lưu Hồ sơ thanh toán theo quy định.

b). Đối với gói mua sắm có giá từ 50 triệu đồng trở lên

Bước 1: Đề nghị mua sắm

Các phòng chuyên môn gửi trực tiếp Giấy đề nghị mua sắm (có đầy đủ thông tin về sản phẩm dự kiến mua và dự toán kinh phí) đến Bộ phận kế toán.

Bước 2: Kiểm tra nguồn kinh phí, báo cáo Giám đốc Sở

Bộ phận kế toán thực hiện rà soát các quy định và kiểm tra nguồn kinh phí; trong thời gian 01 ngày, báo cáo Giám đốc Sở xem xét, quyết định.

Bước 3: Phê duyệt

Sau khi xem xét, có thể Giám đốc Sở phê duyệt hoặc không phê duyệt; Bộ phận kế toán có trách nhiệm gửi lại Giấy đề nghị cho phòng chuyên môn làm căn cứ thực hiện hoặc không thực hiện.

Bước 4: Thực hiện mua sắm

– Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính đảm bảo không trái với Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013.

– Tài sản mới mua phải được Văn phòng tiếp nhận, vào sổ quản lý tài sản để theo dõi, quản lý theo quy định.

Bước 5: Thanh toán

Hồ sơ thanh toán gồm: Dự toán mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết định phê duyệt lựa lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn đỏ, kiên bản bàn giao và nghiệm thu… ; gưi Bộ phận kế toán thực hiện thanh toán theo quy định.

Bước 5: Lưu hồ sơ

Kế toán chịu trách nhiệm lưu Hồ sơ thanh toán theo quy định

5.1.2. Đối với nguồn kinh phí theo Dự toán được duyệt hàng năm

5.1.2.1. Lưu đồ quy trình

5.1.2.2. Diễn giải lưu đồ

Bước 1: Dự thảo Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

– Căn cứ Dự toán kinh phí được cơ quan có thẩm quyền giao từ đầu năm,Văn phòng lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho toàn bộ dự toán mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ và lập bổ sung kế hoạch đối với các khoản dự toán mua sắm được giao bổ sung trong năm.

– Dự thảo Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được gửi phòng KHTCTH thẩm định trước khi trình Giám đốc Sở phê duyệt.

Bước 2: Thẩm định và phê duyệt

Phòng KHTCTH thực hiện thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong thời gian không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định (thời gian sửa lỗi, bổ sung tài liệu không tính vào thời gian thẩm định); lập Báo cáo thẩm định; báo cáo, kiến nghị Giám đốc Sở phê duyệt hoặc không phê duyệt Kế hoạch.

Bước 3: Đăng tải Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được ban hành; phòng KHTCTH thực hiện đăng tải Kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định.

Bước 4: Thực hiện mua sắm

– Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính đảm bảo không trái với Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013.

– Tài sản mới mua phải được Văn phòng tiếp nhận, vào sổ quản lý tài sản để theo dõi, quản lý theo quy định.

– Đối với gói thầu sửa chữa có tính chất xây dựng trên 100 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng thực hiện theo quy định tại Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính; Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013; Quyết định số 04/2017/QĐ-UBND ngày 15/02/2017 cuat UBND tỉnh Thái Nguyên.

Bước 5: Thanh toán

Hồ sơ thanh toán gồm: Dự toán mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết định phê duyệt lựa lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn đỏ, biên bản bàn giao và nghiệm thu… ; gưi Bộ phận kế toán thực hiện thanh toán theo quy định.

Bước 5: Lưu hồ sơ

Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lưu Hồ sơ thanh toán theo quy định

5.2. Thực hiện thanh toán đối với các nhiệm vụ khác

5.2.1. Lưu đồ thực hiện

5.2.2. Diễn giải lưu đồ

Bước 1: Tiếp nhận Hồ sơ thanh toán

Các phòng, cá nhân có Hồ sơ thanh toán (gồm đầy đủ: Giấy đề nghị hoặc Văn bản thực hiện nhiệm; hóa đơn, chứng từ …) gửi Bộ phận kế toán.

Bước 2: Kiểm soát và duyệt chi

Bộ phận kế toán xem xét Hồ sơ đề nghị, đối chiếu định mức, quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành: Nếu không đảm bảo thì trả lại Hồ sơ; nếu đảm bảo, hoàn thiện Giấy rút dự toán ngân sách trình Giám đốc Sở phê duyệt.

Bước 3: Gửi Kho bạc Nhà nước thanh toán

– Nếu Hồ sơ không được Kho bạc Nhà nước chấp thuận do có sai sót được trả lại Bộ phận kế toán xem xét hoàn thiện lại;

– Nếu không có sai sót thì Kho bạc Nhà nước thanh toán theo quy định.

Bước 4: Lưu hồ sơ

Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lưu Hồ sơ thanh toán theo quy định

  1. BIỂU MẪU

Thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về hướng dẫn thực hiện lựa chọn nhà thầu và thực hiện thanh toán.

  1. HỒ SƠ LƯU

Theo từng nội dung thanh toán cụ thể và chế độ kế toán hiện hành.