Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức viên chức

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Tóm tắt nội dung sửa đổi Ghi chú
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         

 

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
 

 

 

 

 

 

Nguyễn Thị Kim Phụng Chánh văn phòng

Nguyễn Thu Huyền

Giám đốc

Nguyễn Ngô Quyết

  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này được quy định nhằm mục đích đảm bảo thống nhất thủ tục thu thập chỉnh lý, khai thác, bảo quản, lưu trữ và việc thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị Sở.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công chức và người lao động của Sở.

  1. TÀI LIỆU LIÊN QUAN

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.

Căn cứ Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với CBCCVC và lực lượng vũ trang;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 04/2009/TTLT-BNV-BTC ngày 24/12/2009 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên nghề đối với cán bộ, công chức đã được xếp lương theo ngạch hoặc chức danh theo ngành tòa án, kiểm soát, kiểm toán, thanh tra, thi hành dân sự và kiểm lâm;

Nghị định số 17/2013/NĐ-CP ngày 19/02/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 204/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ;

Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;

Căn cứ Quyết định số 01/2015/QĐ-UBND, ngày 07/01/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Quy định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tiền lương, cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng;

  1. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

– Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức.

– Chế độ chính sách là các quy định Pháp luật của Nhà nước, quy định của tổ chức/đơn vị/CBCNV-LĐ,… (công dân) mà họ được hưởng các quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng theo quy định; chế độ BHYT, BHXH, nâng lương, phụ trách.

  1. NỘI DUNG

5.1. Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ

Người làm công tác quản lý lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCCVC).

Các cán bộ công chức, chuyên viên chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc công việc do mình giải quyết căn cứ theo chức năng nhiệm vụ được giao. Những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ.

Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể.

Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, là những văn bản hình thành trong thực tế giải quyết công việc. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng, sách báo, tư liệu để tham khảo thêm.

5.2.Nội dung và phương pháp lập hồ sơ

  1. Lập danh mục hồ sơ

Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên/ phòng/ đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các công việc sẽ triển khai trong năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo Thủ trưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ.

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm cung cấp đủ cặp và hồ sơ cho các cán bộ, chuyên viên. Các cán bộ, chuyên viên tự ghi tên nhóm hồ sơ lên gáy cặp, tên hồ sơ lên bìa hồ sơ.

  1. Mở hồ sơ

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ/ chuyên viên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặc công việc cụ thể mà cán bộ có trách nhiệm theo dõi hoặc giải quyết). Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.

  1. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, thực hiện các chế độ chính sách như BHXH, BHYT, nâng lương và các chế độ khác thì các quyết định soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc công việc gì thì các cán bộ/chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó. Công việc này sẽ kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết xong.

  1. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công việc, mỗi cán bộ/chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ.

Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Thông thường tài liệu được sắp xếp theo:

+ Thời gian.

+ Theo trình tự giải quyết công việc.

+ Theo địa dư, hoặc theo các dự án, theo tên người…

  1. Kết thúc và biên mục hồ sơ

Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm.

– Biên mục gồm các công việc:

+ Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục (BM-03-01) để cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác.

+ Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơ đó.

+ Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ

5.1 Bảo quản hồ sơ lưu trữ của cơ quan

– Hồ sơ đã giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại nơi lưu trữ hồ sơ của cán bộ công chức nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu trong thực hiện nhiệm vụ hiện hành.

– Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

5.1. Quá trình chỉnh lý, khai thác, bảo quản và loại huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ

chuyên viên phụ trách công tác nhân sự có trách nhệm bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức viên chức những giấy tờ theo quy định.

5.4.2 Khảo sát và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

  1. Khảo sát

Sau khi phát sinh hồ sơ, giấy tờ cán bộ phụ trách công tác QLCB, lưu trữ nghiên cưu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu: nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ; những hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trùng nhau, …

  1. Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu:

Sau khi đã tiến hành khảo sát, BP Lưu trữ tham mưu cho LĐVP danh sách các thành viên tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu và trình Giám đốc Sở ký.

5.4.3 Tiến hành chỉnh lý

Hành năm chuyên viên phụ trách công tác quản lý HSCB cần đối chiếu bổ sung hồ sơ (đối với những hồ sơ chưa hoàn thành, những hồ sơ lưu tại BP Văn thư chuyển lên, những hồ sơ của các phòng, ban qua khảo sát trùng thừa):

  • Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
  • Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ công chức (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, …) và lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ;
  • số, cặp số, hộp số, …) (BM-03-04);
  • Đánh số thứ tự hồ sơ từ thấp đến cao (lập sổ theo dõi theo quy định ) phục vụ công tác tra cứu hồ sơ sau này.

Kết thúc đợt chỉnh lý, bộ phận Lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong đó nêu được những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.

5.4.4 Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu

Chuyên viên phụ trách công tác QLHSCB có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu để đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.

Tất cả cán bộ công chức/ chuyên viên khi muốn khai thác, sử dụng hồ sơ phải báo với chuyên viên phụ trách công tác QLHSCB để phối hợp thực hiện. Việc khai thác, sử dụng phải được thực hiện tại phòng làm việc lưu giữ hồ sơ quản lý Cán bộ.

5.4.5 Bảo quản hồ sơ, tài liệu

  • Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,…
  • Tài liệu trước khi nhập kho phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói. Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
  • Hàng năm, chuyên viên phụ trách công tác QLHSCB phải thường xuyên có biện pháp phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối…
  1. HỒ SƠ
    • Mục lục hồ sơ nộp lưu
    • Biên bản giao nhận hồ sơ
    • Bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ
    • Biên bản họp xem xét giá trị hồ sơ
    • Biên bản huỷ hồ sơ
    • Quyết định huỷ
    • Danh mục hồ sơ loại huỷ
    • Các tài liệu liên quan khác

Các hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được lưu tại Văn phòng và thời hạn lưu theo quy định của Nhà nước.

  1. PHỤ LỤC
    • BM-03-01 – Mục lục tài liệu văn kiện
    • BM-03-02 – Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
    • BM-03-03 – Biên bản giao nhận hồ sơ
    • BM-03-04 – Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu + tờ kết thúc
    • BM-03-05 – Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu
    • Mẫu nhãn dán

Phụ biểu: 01

Hồ sơ số:

Mục lục số:

Phông số:

………………………….

………………………….

………………………….

Mục lục tài liệu văn kiện

ố TT Số và ký hiệu văn kiện Ngày, tháng văn kiện Trích yếu nội dung Tác giả văn kiện Tờ số Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7

Phụ biểu: 01

Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu

STT Tiêu chuẩn Thời gian Số tờ Ghi chú
1 2 3 4 5