Quy trình giải quyết công văn đến

Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt
Họ và tên Đỗ Lưu Thái Hoàng Nguyễn Đình Hùng Nguyễn Ngô Quyết
Chữ ký  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chức vụ Viên chức Giám đốc TTKC&TVPTCN Giám đốc Sở

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi

NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1.    Mô tả quá trình xử lý văn bản đến

5.1.1.  Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

– Đối với văn bản thường:

+ Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu  (VT.VBĐ-01),  đồng thời scan văn bản nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, CBVT cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản… và sau đó chuyển cho LĐTT tâm xử lý văn bản đến.

+ Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được ưu tiên bóc bì ngay và trình LĐTT giải quyết kịp thời.

+ Văn bản trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì chuyển thẳng cho người đó.

+ Mọi văn bản đến đều được đóng dấu “ĐẾN” ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐTT xem xét, chỉ đạo thực hiện.

– Đối với văn bản mật:

+ Văn bản ở bì có dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư bóc bì thư, vào sổ văn bản đến “mật” theo biểu mẫu (VT.VBM-02) sau đó chuyển LĐTT xem xét, chỉ đạo thực hiện (không thực hiện scan văn bản)

5.1.2.  Xem xét chỉ đạo thực hiện :

– LĐTT trực tiếp xử lý văn bản đến bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

5.1.3.  Chuyển văn bản

– CBVT nhận văn bản đến từ LĐTT để phô tô nhân bản, khi phôtô xong Văn thư chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân theo chỉ đạo của LĐTT. Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao của Văn thư, với những văn bản chỉ cần chuyển trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng và cá nhân theo bút phê

Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không để chậm.

Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải quyết.

Các văn bản giấy chuyển đến các phòng, hoặc cá nhân liên quan thì phòng, cá nhân đó có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản chỉ chuyển bằng đường điện tử thì văn thư lưu giữ văn bản giấy

5.1.4.  Thực hiện xử lý văn bản đến

– Bộ phận/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo chỉ đạo của LĐTT, kể cả văn bản thường và văn bản mật

5.1.5.  Lưu hồ sơ

– Bộ phận/Cá nhân thực hiện/lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định.

–  Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến mật được lưu trữ tại Bộ phận Văn Thư trong thời gian 01 năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5.1.6    Diễn giải quy trình

TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu/Kết quả
1 Công dân/Tổ chức gửi công văn đến Công dân/Tổ chức Giờ HC Công văn đến
2 Tiếp nhận công văn Bộ phận HC-TH 0,5 ngày – Sổ công văn đến

– Scan công văn

Phiếu xử lý công việc

4 Lãnh đạo TT nhận công văn và phân công giải quyết Lãnh đạo TT 0,5 ngày  
5 CBVT chuyển công văn đến phòng chuyên môn CBVT 0,5 ngày – Phiếu xử lý công việc

– Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

6 Phòng chuyên môn tiếp nhận công văn Bộ phận TNTKQ
tại TT. HCC
Theo thời gian quy định LĐTT  
10 Lưu trữ hồ sơ Bộ phận HC-TH, Phòng chuyên môn  

5.1.7 Biểu mẫu

TT Mã hiệu Tên biểu mẫu
1 VT.VBD01 Sổ công văn đến
2 VT.VBM02 Sổ công văn mật
  • Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
    • Phân công soạn thảo văn bản

Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng,phòng ban phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, đơn vị.

  • Soạn thảo văn bản
  • Các chuyên viên thuộc các phòng chuyên môn khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
  • Thủ trưởng, các phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
    • Kiểm tra
  • Chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do mình soản thạo. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên trình LĐ phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản  chuyển đến. Lãnh đạo phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình LĐTT ký phê duyệt.
  • Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi – BM-04-03), chuyên viên phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho trưởng phòng soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
    • Phê duyệt

LĐTT hoặc người được ủy quyền ký thừa lệnh, ký thay lãnh đạo sẽ xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.

Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại phòng soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua phòng HCTH).

Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

  • Đăng ký văn bản đi
  • Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo LĐTT để chuyển trả lại phòng soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
  • Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư vào số công văn đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
    • Gửi văn bản đi
  • Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/ cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký Sổ bàn giao công văn (BM-04-01- Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông.
  • Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên bì văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
  • Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàn giao công văn.
  • Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký.
  • Đối với các phòng, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
    • Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
    • Quản lý con dấu
  • Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Trung tâm không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của LĐTT và phải có biên bản giao nhận.
  • Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền.
  • Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.
  • Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
  • Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ lên văn bản.

5.2.9 Diễn dải quy trình

  1. BIỂU MẪU

Thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về hướng dẫn thực hiện lựa chọn nhà thầu và thực hiện thanh toán.

  1. HỒ SƠ LƯU

Theo từng nội dung thanh toán cụ thể và chế độ kế toán hiện hành.