QT.VP.01 – Quản lý văn bản đi và văn bản đến

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

  1. MỤC ĐÍCH
  2. PHẠM VI
  3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
  5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
  6. BIỂU MẪU
  7. HỒ SƠ CẦN LƯU

 

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Lê Thị Hà Vũ Hồng Khiêm Phạm Hoàng Ngân
Chữ ký
Chức vụ Thư ký ISO Phó Chủ tịch UBND Chủ tịch UBND

 

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành
  1. MỤC ĐÍCH

Công tác văn thư – lưu trữ ở UBND đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

  1. PHẠM VI

Quy trình này được áp dụng đối với việc xử lý văn bản đi đến của UBND

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  • Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản
  • Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
  1. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

CBVT: Cán bộ văn thư.

  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH:

5.1. Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản:

Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.

  • Quản lý văn bản đến:
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu
5.1.1.1 Tiếp nhận công văn đến

 

CBVT CBVT tiếp nhận công văn đến theo hướng dẫn sau:

– CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện.

– Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, … thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, …, chuyển Lãnh đạo UBND phân công văn

5.1.1.2 Xem xét, phân bổ Lãnh đạo UBND Lãnh đạo UBND xem xét và phê phân bổ văn bản
5.1.1.3 Đăng ký công văn đến CBVT

 

CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào sổ đăng ký công văn đến. Quét văn bản và đính tệp trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, chuyển tới lãnh đạo, các phòng ban chuyên môn biết và xử lý công việc

– Đối với văn bản mật, CBVT vào sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến

– Đối với văn bản gửi đích danh hoặc các phòng, ban chuyên môn gửi đến, CBVT vào sổ chuyển giao công văn

Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến

 

Sổ chuyển giao công văn

PHỤ LỤC V

5.1.1.4 Phân phối, chuyển giao công văn CBVT Trường hợp phân phối bằng bản cứng (các đơn vị không có mạng) qua đường bưu điện

5.1.2. Quản lý văn bản đi:

TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu
5.1.2.1 Giải quyết hồ sơ/ công văn đến Cán bộ, công chức được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/ công văn Cán bộ, công chức có trách nhiệm giải quyết:

– Dự thảo văn bản, quyết định (nếu có).

– Trình Lãnh đạo UBND xem xét.

5.1.2.2 Ký duyệt Lãnh đạo UBND Lãnh đạo UBND xem xét ký duyệt:

– Lãnh đạo UBND ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.

– Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện (quay lại bước 5.1.2.1)

5.1.2.3 Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu CBVT Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo UBND ký, CBVT có trách nhiệm vào sổ đăng ký công văn đi, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/ công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết để chuyển nhân bản, đóng dấu và tiếp tục thực hiện bước theo

Quét văn bản và đính tệp trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, chuyển tới lãnh đạo, các phòng ban chuyên môn, các cơ quan, đơn vị

– Đối với văn bản mật, CBVT vào sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đi

Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đi
5.1.2.4 Gửi văn bản, quyết định CBVT CBVT phối hợp với cán bộ, công chức được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/ công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định. Sổ chuyển giao văn bản đi

PHỤ LỤC IX

5.1.2.5 Lưu hồ sơ CBVT CBVT có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.

5.2. Tổ chức quản lý và sử dụng dấu:

5.2.1. Quản lý dấu:

5.2.1.1. Văn phòng có trách nhiệm quản lý dấu của cơ quan và dấu của Văn phòng. Các đơn vị trực thuộc cơ quan trực tiếp quản lý dấu của đơn vị mình (nếu có).

5.2.1.2. Thủ trưởng đơn vị và CBVT được giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng dấu.

5.2.2. Sử dụng dấu:

5.2.2.1. Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

5.2.2.2. Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía  trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

5.2.2.3. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

5.2.2.4. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận…) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại văn thư.

5.2.2.5. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.

  1. BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
1.   Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến
2. PHỤ LỤC V Sổ chuyển giao văn bản đến
3.   Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến
4. PHỤ LỤC IX Sổ chuyển giao văn bản đi

Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ

  1. HỒ SƠ CẦN LƯU
TT Tên Biểu mẫu
1.        Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến
2.        Sổ chuyển giao văn bản đến
3.        Sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đến
4.        Sổ chuyển giao văn bản đi
5.        Công văn đi (gốc); công văn đến
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại Bộ phận Văn thư, thời gian lưu. Sau khi hết hạn (01 Quý), chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành

 

QT.VP.01. Quan ly van ban di, van ban den