QT- SGD – 05 – Quy trình xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng

  1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức tiến hành hoạt động xem xét của Lãnh đạo Sở đối với Hệ thống Quản lý chất lượng của Sở Giáo dục và Đạo tạo Thái Nguyên.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với các cuộc họp định kỳ xem xét Hệ thống Quản lý chất lượng của Sở.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN, THAM KHẢO
  • Sổ tay chất lượng.
  • TCVN ISO 9001:2008, mục 5.6 Xem xét của lãnh đạo
  • Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa sai lỗi QT-SGD-04.
  1. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
  • SGD: Sở Giáo dục và Đào tạo
  • ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
  • GĐ: Giám đốc Sở
  • PGĐ: Phó giám đốc Sở
  • Văn phòng: Văn phòng Sở
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Sơ đồ Quy trình xem xét định kỳ của Lãnh đạo đối với HTQLCL

5.2. Diễn giải lưu đồ quy trình

5.2.1. Xác định nội dung xem xét

a) Cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng được tổ chức định kỳ 1 lần/ 1 năm. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình thực tế, Lãnh đạo Sở có thể quyết định các cuộc họp xem xét đột xuất đối với Hệ thống quản lý chất lượng;

b) Căn cứ trên tình hình thực tế của Hệ thống quản lý chất lượng, kết quả đánh giá nội bộ của Sở và nhu cầu xem xét của Lãnh đạo Sở về Hệ thống, Đại diện Lãnh đạo về chất lượng xác định nội dung họp cụ thể đối với từng đợt.

Nội dung xem  xét tối thiểu bao gồm:

– Tình hình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.

– Tính phù hợp và kết quả thực hiện chính sách và mục tiêu chất lượng.

– Kết quả của các đợt đánh giá.

– Phản hồi của khách hàng và các bên liên quan.

– Việc thực hiện các quá trình tác nghiệp trong Hệ thống và sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ cung cấp.

– Tình hình thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa, cải tiến.

– Các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của Lãnh đạo lần trước.

– Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến Hệ thống Quản lý chất lượng và các khuyến nghị về cải tiến.

Ngoài ra, cuộc họp có thể xem xét đến các vấn đề khác nếu thấy cần thiết.

5.2.2. Chuẩn bị nội dung và thông báo họp

  1. a) Đại diện Lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm xác định rõ nội dung, chương trình họp từng đợt theo BM-SGD-05-01. Thư ký ban chỉ đạo ISO thông báo chương trình họp tới các đơn vị liên quan.
  2. b) Thành phần tham dự họp bao gồm: Giám đốc, các Phó giám đốc Sở, thủ trưởng các đơn vị, thư ký Ban chỉ đạo ISO và các cán bộ, công chức có liên quan trong việc triển khai vận hành hệ thống quản lý chất lượng của Sở. Các thành phần này được nêu cụ thể trong thông báo họp;
  3. c) Thông báo họp cần gửi tới các cá nhân và đơn vị liên quan trước ít nhất 05 ngày.

5.2.3. Xây dựng báo cáo, chuẩn bị cho cuộc họp

  1. a) Đại diện Lãnh đạo về chất lượng chuẩn bị báo cáo chung về tình hình thực hiện của Hệ thống Quản lý chất lượng; chính sách và mục tiêu chất lượng; các thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống (nếu có); kết quả thực hiện các yêu cầu cải tiến của cuộc họp lần trước (nếu có);
  2. b) Thư ký Ban chỉ đạo ISO chuẩn bị báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ gần nhất và tình hình khắc phục chung tại các đơn vị;
  3. c) Thủ trưởng các đơn vị chuẩn bị báo cáo tình hình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình; các khó khăn, khuyến nghị cải tiến; tình hình thực hiện các mục tiêu chất lượng liên quan; tình hình thực hiện các yêu cầu khắc phục hoặc cải tiến tại đơn vị; phản hồi của khách hàng và các bên liên quan đến hoạt động của đơn vị và các nội dung khác nếu được Lãnh đạo yêu cầu;
  4. d) Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết.

5.2.4. Tiến hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng của Sở

Các đơn vị, cá nhân trình bày các báo cáo được phân công để cùng xem xét, các thành viên tham gia ý kiến thảo luận làm rõ như: ý kiến phản hồi của khách hàng, kết quả thực hiện các quy trình, mức độ sai sót trong quá trình thực hiện, các biện pháp khắc phục sai lỗi, những thay đổi ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng, các đề xuất cải tiến …

Thư ký ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm ghi biên bản nội dung đã thảo luận trong cuộc họp theo BM-SGD-05-02. Biên bản cuộc họp phải ghi rõ kết luận và quyết định đối với mỗi vấn đề được xem xét;

5.2.5. Kết luận và quyết định cuộc họp

  1. a) Căn cứ vào các báo cáo, ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp, Chủ trì cuộc họp sẽ kết luận và quyết định đối với mỗi vấn đề được xem xét, phân công trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể và ấn định thời gian hoàn thành đối với các đơn vị, cá nhân được phân công.
  2. b) Căn cứ kết luận của người chủ trì cuộc họp về các nội dung đã thảo luận, Đại diện Lãnh đạo lập các yêu cầu cải tiến cần thiết (nếu có) để theo dõi và thực hiện.

5.2.6. Thông báo kết luận cuộc họp

Căn cứ vào biên bản cuộc họp, Thư ký BCĐ ISO có trách nhiệm ra thông báo kết luận của cuộc họp để gửi tới các cá nhân và đơn vị liên quan và đôn đốc, báo cáo lên Giám đốc, các phó giám đốc Sở.

Thư ký ban chỉ đạo ISO gửi Biên bản họp và thông báo kết luận cuộc họp tới các cá nhân và đơn vị liên quan.

5.2.7 Triển khai quyết định, báo cáo kết quả

Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện các kết luận và quyết định của lãnh đạo Sở sau cuộc họp xem xét, kết quả của các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến phải được báo cáo lên lãnh đạo Sở theo đúng thời gian và nội dung công việc được quy định.

5.2.8 Lưu hồ sơ

Tiến hành theo mục 6 của quy trình

  1. HỒ SƠ LƯU:
TT Hồ sơ cần lưu trữ Nơi lưu Thời gian lưu Trách nhiệm

lưu trữ

1.   Thông báo và Chương trình họp Hồ sơ ISO

 

03 Năm

 

TKBCĐ ISO
2.   Biên bản cuộc họp
3.   Các yêu cầu cải tiến và các bằng chứng thực hiện (nếu có)

7. PHỤ LỤC:

  • BM-SGD-05-01: Thông báo về việc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng.
  • BM-SGD-05-02: Biên bản cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng.