QT – SGD -03 – Quy trình đánh giá chất lượng nội

  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định trình tự các bước lập kế hoạch, tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của Sở.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng đối với tất cả các cuộc đánh giá chất lượng định kỳ hoặc đột xuất.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN, THAM KHẢO

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mục 8.2

Sổ tay chất lượng Sở

QT-SGD-04: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục, phòng ngừa.

  1. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
  • Sự phù hợp: Là sự đáp ứng một hoặc nhiều yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
  • Sự không phù hợp: Là tình trạng thiếu hoặc không thực hiện, không duy trì một hoặc nhiều các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 (bao gồm cả các yêu cầu theo luật định).
  • Điểm lưu ý/ khuyến nghị: Các sai sót nhỏ chưa có đủ bằng chứng kết luận là không phù hợp/ các góp ý để cải tiến hoạt động.
  • Hành động khắc phục: là việc tìm ra nguyên nhân của vấn đề không phù hợp đã xảy ra, thực hiện các biện pháp loại trừ nguyên nhân để ngăn không cho vấn đề không phù hợp tiếp tục xảy ra.
  • Đánh giá nội bộ: Quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá.
  • Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu
  • (Chú thích : Chuẩn mực đánh giá được sử dụng làm gốc so sánh bằng chứng đánh giá).
  • Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, trình bày về sự kiện hoặc các thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận.
  • (Chú thích : Bằng chứng đánh giá có thể định tính hoặc định lượng)
  • Phát hiện khi đánh giá: Kết quả của việc xem xét đánh giá các bằng chứng đánh giá  thu thập được so với chuẩn mực đánh giá 
  • (Chú thích: Phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn cứ đánh giá hoặc cơ hội cải tiến)
  • Kết luận đánh giá: Đầu ra của một cuộc đánh giá do đoàn đánh giá cung cấp sau khi xem xét các mục tiêu đánh giá và mọi phát hiện khi đánh giá
  • Chuyên gia đánh giá: Người có năng lực để tiến hành một cuộc đánh giá
  • Đoàn đánh giá: Một hay nhiều chuyên gia đánh giá tiến hành một cuộc đánh giá, được sự hỗ trợ, nếu cần thiết, của các chuyên gia kỹ thuật.
  • (Chú thích 1: Một người của đoàn đánh giá được chỉ định làm trưởng đoàn đánh giá).
  • (Chú thích 2: Đoàn đánh giá có thể bao gồm các chuyên gia đánh giá tập sự)
  • Chuyên gia kỹ thuật: Người cung cấp các kiến thức hay kinh nghiệm chuyên môn cụ thể cho đoàn đánh giá
  • Chương trình đánh giá: Tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian nhất định và nhằm một mục đích cụ thể.
  • (Chú thích: Một chương trình đánh giá bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để hoạch định, tổ chức và tiến hành các cuộc đánh giá).
  • Kế hoạch đánh giá: Mô tả về các hoạt động hoặc sắp đặt, bố trí cho một cuộc đánh giá.
  • Phạm vi đánh giá: Mức độ và giới hạn của một cuộc đánh giá.
  • Tiếp cận dựa vào bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được những kết luận đánh giá tin cậy và xác thực trong quá trình đánh giá có hệ thống. Bằng chứng đánh giá có thể kiểm tra xác nhận được.
  • BCĐ: Ban chỉ đạo;
  • ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo;
  • HĐKP: Hành động khắc phục;
  • HĐPN: Hành động phòng ngừa;
  • HS: Hồ sơ.
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1    Lưu đồ (xem trang sau)

5.2 Diễn giải lưu đồ

5.2.1 Lập Chương trình đánh giá chất lượng nội bộ và phân công từng nhóm đánh giá

Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ 1 lần/năm.

Ngoài ra, Sở còn có thể tổ chức các cuộc đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi lãnh đạo Huyện có yêu cầu.

Căn cứ vào chu kỳ trên, Thư ký ban chỉ ISO xác định ngày, dự kiến các nhóm đánh giá vào mẫu “Thông báo đánh giá”, BM-SGD-03-01 và trình QMR phê duyệt.

Việc lựa chọn trưởng nhóm và thành viên nhóm đánh giá dựa trên cơ sở đã được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về ISO 9001:2008 và các hoạt động của Sở.

Khi phân công đánh giá viên, cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được đánh giá.

5.2.2 Duyệt

QMR – Đại diện lãnh đạo duyệt thông báo chương trình đánh giá chất lượng nội bộ hàng năm. Nếu chưa đạt thì chyển lại cho thư ký ban chỉ đạo yêu cầu sửa đổi bổ sung.

5.2.3. Thông báo cho các nhóm đánh giá và các đơn vị liên quan

Sau khi kế hoạch đã được duyệt, Thư ký Ban chỉ đạo thông báo BM-SGD-03-01 cho các nhóm đánh giá và các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện.

  • Lập kế hoạch cụ thể
  • Đoàn đánh giá được phân công tiến hành lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
  • Khi phân công chuyên gia đánh giá (đánh giá viên), cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được đánh giá (Đánh giá chéo).
  • Từng thành viên đoàn đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:

  + Xem xét yêu cầu của tiêu chuẩn, tài liệu có liên quan hoạt động được đánh giá.

  + Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi liên quan đến lĩnh vực đánh giá (nếu cần)

  • Thư ký BCĐ chuẩn bị phiếu đánh giá để ghi chép (BM-SGD-03-03).

5.2.5 Duyệt kế hoạch đánh giá

Trưởng ban chỉ đạo ISO duyệt kế hoạch đánh giá của từng nhóm đánh giá.

5.2.6   Họp triển khai đánh giá

Thành phần tham dự họp mở đầu  bao gồm:

  • Lãnh đạo Sở;
  • Trưởng các đơn vị;
  • Các nhóm đánh giá;
  • Cán bộ khác (nếu cần).

     Nội dung cuộc họp khai mạc:

  • Giới thiệu đoàn đánh giá;
  • Khẳng định phạm vi và mục tiêu đánh giá;
  • Giới thiệu phương pháp, thủ tục đánh giá;
  • Khẳng định/thay đổi chương trình đánh giá;
  • Cam kết bảo mật;
  • Đề nghị hợp tác;
  • Xác định kênh thông tin;
  • Xác định thời gian cho cuộc họp kết thúc;

Trưởng các nhóm đánh giá trình bày kế hoạch, phương pháp đánh giá.

5.2.7   Tiến hành đánh giá

  • Đánh giá theo Thông báo đánh giá nội bộ (BM-SGD-03-01)
  • Căn cứ để đánh giá: Trên cơ sở các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2008, Hệ thống quản lý chất lượng của Sở và văn bản quy phạm pháp luật, các quy định của Sở và của Nhà nước có liên quan.
  • Đánh giá việc thực hiện các quy trình bắt buộc của Hệ thống quản lý chất lượng.
  • Đánh giá theo nguyên tắc Tiếp cận dựa vào bằng chứng : Bằng chứng đánh giá có thể kiểm tra xác nhận được.

     * Bằng chứng đánh giá dựa vào việc lấy mẫu các thông tin sẵn có, vì cuộc đánh giá được tiến hành trong một khoảng thời gian với những nguồn lực giới hạn.

     * Sử dụng việc lấy mẫu thích hợp liên quan chặc chẽ tới độ tin cậy của kết luận đành giá.

Những vấn đề xem xét trong quá trình đánh giá cần được ghi nhận lại trong phiếu đánh giá BM-SGD-03-03.

Đánh giá được tiến hành theo nguyên tắc lựa chọn mẫu ngẫu nhiên, nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.

Các điểm không phù hợp cần được xem xét, thống nhất trong các nhóm đánh giá để tránh sự trùng lặp hoặc bất đồng ý kiến. Trên cơ sở thống nhất đó, Trưởng các nhóm đánh giá tiến hành viết Báo cáo chung cho cả các nhóm.

5.2.8   Thảo luận, kết luận và viết báo cáo đề xuất các biện pháp KPPN (nếu có)

Sau khi đánh giá, nhóm đánh giá và trưởng đơn vị được đánh giá thảo luận, kết luận và cùng đề xuất các biện pháp KPPN. Trưởng nhóm đánh giá viết báo cáo đánh giá theo BM-SGD-03-04.   

5.2.9. Họp kết thúc. Ghi phiếu yêu cầu KPPN (nếu có)

Thành phần tham dự họp kết thúc tương tự họp triển khai.

Nội dung họp:

  • Cảm ơn sự hợp tác;
  • Khẳng định lại phạm vi, chuẩn mực đánh giá;
  • Cam kết bảo mật;
  • Nhận xét tổng quan: mặt mạnh, yếu, cải tiến;
  • Nhấn mạnh khía cạnh mẫu ngẫu nhiên;
  • Trình bày các phát hiện đánh giá;
  • Giải thích các thắc mắc;
  • Thay mặt đoàn cảm ơn lần cuối.

Trưởng các nhóm đánh giá nêu kết quả chung của cuộc đánh giá, gồm:

  • Tình hình chung về Hệ thống quản lý chất lượng tại Sở
  • Việc áp dụng hệ thống văn bản tại các đơn vị liên quan.
  • Sự hiểu biết của cán bộ, công chức đối với các quy định của hệ thống.
  • Tinh thần, thái độ của các đơn vị được đánh giá; môi trường và các điều kiện cho việc đánh giá.
  • Tổng số lỗi, các điểm lưu ý trong quá trình đánh giá

Từng đánh giá viên trình bày các điểm không phù hợp tại các đơn vị đã đánh giá và nêu ý kiến về cách khắc phục (nếu cần).

Các phòng, đơn vị được đánh giá xác nhận những vấn đề phải khắc phục, cải tiến nếu mọi giải thích và bằng chứng rõ ràng. Khi có sự không thống nhất, Giám đốc Sở là người đưa ra quyết định cuối cùng

Đại diện lãnh đạo tổng kết toàn bộ các báo cáo đánh giá của các nhóm đánh giá, nêu lên các đề xuất kiến nghị để duy trì và bảo đảm tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.

Giám đốc hoặc phó giám đốc được uỷ quyền phát biểu tổng kết, nêu lên các đề nghị đối với các bộ phận để tiến hành vận hành hệ thống quản lý chất lượng của Sở ngày càng hiệu quả hơn. Và trên cơ sở báo cáo các điểm không phù hợp, quyết định những vấn đề cần phải khắc phục, phòng ngừa tại từng đơn vị. Yêu cầu này được ghi phiếu yêu cầu theo biểu mẫu (BM-SGD-04-02).

5.2.10 Thực hiện hành động KPPN (nếu có)

Trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ, các đơn vị phải thực hiện các hành động KPPN nếu được yêu cầu theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục, phòng ngừa; QT-SGD-04.

5.2.11 Kiểm tra hiệu lực việc thực hiện hành động khắc phục

Trưởng nhóm đánh giá là người có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hành động KPPN của đơn vị được yêu cầu.

Nếu thấy việc thực hiện KPPN chưa đạt, yêu cầu đơn vị đó tiếp tục thực hiện.

5.2.12 Thông báo, lưu hồ sơ

Sau khi kiểm tra nếu việc thực hiện các hành động KPPN đã đạt, trưởng nhóm đánh giá tiến hành khoá các phiếu yêu cầu HĐKPPN và chuyển cho đại diện lãnh đạo để làm cơ sở báo cáo lãnh đạo Sở và cùng với Thư ký ISO tiến hành lưu hồ sơ.

  1. HỒ SƠ LƯU:
TT Hồ sơ cần lưu trữ Nơi lưu Thời gian lưu Trách nhiệm

lưu trữ

1.   Thông báo đánh giá Hồ sơ ISO

 

 

03 năm

 

Thư ký

ban chỉ đạo ISO

2.   Kế hoạch đánh giá
3.   Báo cáo đánh giá nội bộ
  1. PHỤ LỤC:
  • Thông báo đánh giá: BM-SGD-03-01
  • Kế hoạch đánh giá: BM-SGD-03-02
  • Phiếu đánh giá:             BM-SGD-03-03
  • Báo cáo đánh giá tổng hợp: BM-SGD-03-04

 

QT-SGD-03 Danh gia chat luong noi bo