QT- SGD- 02 – Quy trình kiểm soát hồ sơ

  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức nhận biết, sắp xếp, lưu giữ, bảo quản, sử dụng và xác định thời gian lưu giữ, cách thức huỷ bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên.

Đáp ứng yêu cầu nêu ra trong mục 4.2.4 của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng. Cụ thể:

 

TT Loại hồ sơ Mục trong ISO 9001:2008
1.                          Hồ sơ liên quan đến tiến trình xây dựng, ban hành, sửa đổi tài liệu thuộc hệ thống QLCL 4.1
2.                        Hồ sơ về Chính sách, mục tiêu chất lượng. Các kế hoạch để thực hiện mục tiêu chất lượng của Sở 5.3

5.4

3.                        Hồ sơ về xem xét lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng. 5.6
4.                        Hồ sơ về đào tạo đối với CBCC trong phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. 6.2
5.                        6 Hồ sơ ghi nhận việc thực hiện các công vụ/ dịch vụ hành chính công của Sở liên quan đến phạm vi áp dụng (nếu trong phần 6 của các quy trình). 7.5
6.                        Hồ sơ các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ. 8.2.2
7.                        Hồ sơ về việc kiểm soát mọi trường hợp không phù hợp đã sảy ra khi tiến hành công vụ / dịch vụ hành chính công. 8.3
8.                        Hồ sơ liên quan đến các hành động khắc phục / phòng ngừa / cải tiến của toàn Sở và tại từng đơn vị. 8.5
  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN, THAM KHẢO
  • TCVN ISO 9001:2008
  • Sổ tay chất lượng Sở
  • Quy trình kiểm soát tài liệu QT- SGD-01
  1. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
  • Hồ sơ chất lượng: là bằng chứng của các công việc đã được thực hiện hay những kết quả thu được. Hồ sơ bao gồm các biên bản, báo cáo, các biểu mẫu sau khi đã sử dụng v.v..
  • Đơn vị: Phòng, ban trong Sở.
  • ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
  • HS: Hồ sơ
  • CBCC: Cán bộ, công chức
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ (xem trang sau)

5.2 Diễn dải lưu đồ

5.2.1   Xác định hồ sơ cần lưu trữ

– Hồ sơ cần lưu trữ gồm các hồ sơ nêu tại phần phạm vi áp dụng của quy trình này và các hồ sơ công việc được liệt kê trong mục 6 của các quy trình, tác nghiệp tại các đơn vị. Ngoài ra, có thể lập hồ sơ các hoạt động có liên quan khác trong đơn vị theo yêu cầu của ISO 9001:2008.

– Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và các công việc cụ thể của đơn vị mình các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm tập hợp và lưu các hồ sơ hơ thực hiện công việc.

5.2.2 Sắp xếp hồ sơ

– Hồ sơ nên được lưu trong các cặp (file), trên các cặp phải có thông tin để nhận biết, thông tin này nên bao gồm:

– Trường hợp hồ sơ gồm ít tài liệu, có thể lưu giữ và các túi hồ sơ.

– Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp, túi hồ sơ có thể theo trình tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo vần chữ cái (a, b, c) v.v.. Từng đơn vị phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.         

5.2.3 Lưu giữ, khai thác, bảo quản hồ sơ

– Các cặp hồ sơ cần có tủ hoặc giá để lưu giữ, cần có biện pháp bảo quản để đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát. Trong các cặp hồ sơ cần lập mục lục hồ sơ theo BM – SGD – 02-01. Tại phần nội dung trong mục lục tùy vào tình hình cụ thể số lượng hồ sơ lưu, các đơn vị có thể kê tên các văn bản được lưu hoặc kê theo giai đoạn diễn biến của công việc (đối với trường hợp kê theo giai đoạn cần có dấu hiệu xác định các văn bản thuộc từng giai đoạn trên các văn bản lưu).

– Về mặt thời gian lưu hồ sơ, các đơn vị trên cơ sở căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cấp trên/mục 6 tại các quy trình tác nghiệp tại đơn vị mình để tiến hành lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.

– Khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ, CBCC tra cứu hồ sơ theo tên, ký hiệu ở trên, lấy đúng hồ sơ cần sử dụng, sử dụng xong hồ sơ phải sắp xếp và để hồ sơ về đúng nơi đã lấy ra, hồ sơ cho mượn phải có sổ theo dõi.

5.2.4 Rà soát

Các hồ sơ sau khi hết thời gian lưu giữ như quy định trong từng tài liệu tương ứng (tại mục 6 của các quy trình tương ứng) sẽ được xem  xét huỷ bỏ.

Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm.

Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm quyết định thêm thời gian lưu giữ các hồ sơ đã hết hạn lưu giữ nếu thấy cần thiết.

5.2.5. Lập biên bản / Huỷ hồ sơ

Phụ trách đơn vị xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn cần huỷ bỏ và ghi vào biên bản huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BM-SGD-02-02.

Hồ sơ có thể được huỷ bỏ bằng cách xé vụn (bằng tay hoặc bằng máy).

5.2.6 Lưu biên bản huỷ hồ sơ

Theo phần 6 của quy trình này

  1. HỒ SƠ LƯU:
TT Tài liệu cần lưu trữ Nơi lưu Thời gian lưu Trách nhiệm/lưu trữ
1.   Mục lục hồ sơ Cặp hồ sơ Theo hồ sơ Phòng chuyên môn
2.   Biên bản hủy hồ sơ  tại các phòng chuyên môn (nếu có) Cặp hồ sơ   >/ = 02 năm Phòng chuyên môn
3.   Biên bản hủy hồ sơ đối với quy trình chung, bắt buộc và quy trình hỗ trợ quản lý Cặp hồ sơ >/ = 02 năm Thư ký BCĐ ISO
  1. PHỤ LỤC

BM- SGD-02-01 : Mục lục hồ sơ

BM-SGD-02-02 : Biên bản huỷ hồ sơ hết hạn lưu trữ