QT- SGD – 01 – Quy trình kiểm soát tài liệu

  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất cách thức xây dựng, phê duyệt, ban hành, phân phối và cập nhật các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên. Nhằm mục đích thống nhất trong quá trình xây dựng, áp dụng vào thực tế các văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở.

Đồng thời đáp ứng theo yêu cầu xây dựng một thủ tục dạng văn bản tại mục 4.2.3 của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu thuộc hệ thống quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên, trong đó bao gồm:

– Chính sách, mục tiêu chất lượng;

– Sổ tay chất lượng;

– Các quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng;

– Các phụ lục, biểu mẫu kèm  theo Sổ tay chất lượng, các Quy trình.

– Các văn bản pháp quy và tiêu chuẩn (nếu có) sử dụng trong hệ thống.

Ghi chú: Các hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt, được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng QT-SGD-02. Các văn bản lưu trữ trong quá trình thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước của Sở không thuộc phạm vi áp dụng của Quy trình này.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN, THAM KHẢO

– Tiêu chuẩn TCNV ISO 9001:2008; mục 4.2.3;

– Sổ tay chất lượng – mục Kiểm soát tài liệu;

– Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng QT-SGD-02;

  1. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

–   Tài liệu: Thông tin và phương tiện hỗ trợ;                                                                  

  • Sổ tay chất lượng: Tài liệu quy định hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức.
  • Quy trình: Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình
  • BCĐ: Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên
  • ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
  • Đơn vị: Phòng, ban chuyên môn thuộc Sở
  • PGĐ: Phó giám đốc Sở
  • CBCC: Cán bộ công chức
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Quy trình viết, sửa đổi, ban hành văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng:

5.1.1 Lưu đồ quy trình

5.1.2. Diễn giải lưu đồ

  • Nhu cầu viết, sửa đổi tài liệu: Trong quá trình áp dụng các tài liệu, quy trình, phụ lục thuộc hệ thống quản chất lượng, nếu thấy các tài liệu hiện thời không phù hợp với mục đích sử dụng, hoặc cần phải có các tài liệu mới phục vụ công việc, cán bộ, công chức, thuộc các phòng ban áp dụng HTQLCL viết phiếu yêu cầu (theo BM-SGD-01-03) trình thủ trưởng đơn vị.
  • Xem xét, trình lãnh đạo: Thủ trưởng đơn vị xem xét yêu cầu và cho ý kiến vào phiếu đề xuất sau đó trình lên Đại diện lãnh đạo Sở.
  • Phân công viết, sửa đổi tài liệu: Đại điện lãnh đạo về chất lượng của Sở xem xét cụ thể nội dung yêu cầu, ra quyết định viết, sửa tài liệu cho một CBCC hoặc một nhóm soạn thảo tài liệu. Phân công trách nhiệm soạn thảo được thể hiện cụ thể tại mục 5.5 của quy trình này.
  • Xây dựng dự thảo, lấy ý kiến góp ý: Những CBCC được phân công tiến hành soạn thảo tài liệu theo đúng thời gian mà quyết định phân công soạn thảo đã đề ra. Thực hiện việc xin ý kiến góp ý của các cá nhân, bộ phận liên quan tới nội dung tài liệu đang soạn thảo trong Sở.
  • Hoàn chỉnh dự thảo: CBCC được phân công soạn thảo tiếp thu các ý kiến đóng góp, hoàn thiện dự thảo. Quy định chung về nội dung và thể thức của các tài liệu quản lý chất lượng quy định tại phần 5.2 và 5.3 của quy trình này.
  • Xem xét: Dự thảo được chuyển tới đại diện lãnh đạo về chất lượng của Sở xem xét về tính phù hợp với yêu cầu chung của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của Sở.
  • Hoàn chỉnh tài liệu: Người được phân công soạn thảo tiếp thu các ý kiến đóng góp của Đại diện lãnh đạo và hoàn thiện tài liệu, đồng thời cập nhật những nội dung sửa đổi của tài liệu mới so với tài liệu cũ vào bảng theo dõi sửa đổi tài liệu trên trang bìa của tài liệu được sửa.
  • Duyệt: Người được phân công trình dự thảo tài liệu đã hoàn thiện lên Đại diện lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt để ban hành sử dụng. Trường hợp văn bản chưa hoàn thiện QMR yêu cầu CBCC hoàn chỉnh lại trước khi phê duyệt.
  • Cập nhật vào danh mục tài liệu; Sao chụp, mở sổ phân phối: Tài liệu sau khi được phê duyệt, Thư ký BCĐ cập nhật vào danh mục tài liệu theo phụ lục BM-SGD-01-01, phô tô bộ tài liệu gốc ra số lượng bản cần thiết, chuyển văn thư đóng dấu kiểm soát và mở sổ phân phối tài liệu theo BM-SGD-01-02.
  • Phân phối, cập nhật danh mục:

Thư ký BCĐ căn cứ vào sổ phân phối tài liệu, phân phối cho các đơn vị có liên quan

Các đơn vị sau khi nhận được tài liệu, phải mở danh mục tài liệu theo BM-SGD-01-01 của đơn vị mình và cập nhật các tài liệu để theo dõi và sử dụng, đồng thời, thực hiện việc gạch chéo hoặc ghi vào trang đầu các tài liệu đã hết hiệu lực chữ “Tài liệu lỗi thời”.

5.2    Quy định về hình thức tài liệu

  • Hình thức Sổ tay chất lượng và các Quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở được quy định giống trang 1 và trang 2 của tài liệu này. Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm:
  • Trang đầu tiên: (như trang thứ nhất của tài liệu này)
  • Các trang tiếp theo ghi nhận nội dung cụ thể của các quy trình, quy định. Hình thức trình bày: cỡ chữ 14, Times New Roman, kiểu đứng, với các chữ, thuật ngữ, ký hiệu cần nhấn mạnh có thể dùng chữ đậm, chữ gạch chân. Phần Header và Footer của các trang bao gồm các thông tin để kiểm soát tài liệu đó:

+ Tên tài liệu: Ghi Sổ tay chất lượng, tên của quy trình.

+ Mã số: theo quy định ở phần quy định về mã hiệu trong tài liệu này.

+ Lần ban hành: tài liệu ban hành lần đầu ghi lần ban hành là 01, sau đó mỗi lần tài liệu được sửa đổi thì lần ban hành được tăng lên 01 đơn vị.

  • Đối với sổ tay chất lượng: hình thức trình bày cụ thể do người soạn thảo quyết định, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định trên về hình thức tài liệu.
    • Hình thức biểu mẫu, phụ lục được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau, nhưng cần phải có mã số và số trang để kiểm soát:
  • Tên phụ lục.
  • Mã số: ghi ở góc trên bên trái.
    • Hệ thống ký hiệu mã số tài liệu

Các quy trình chung của hệ thống Quản lý chất lượng được lấy ký hiệu là SGD, các tài liệu do các phòng chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo và thực hiện sẽ mang ký hiệu theo từng phòng tương ứng. Ký hiệu mã số các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở và các Phòng, ban chuyên môn thuộc Sở được quy định như sau:

TT Tên đơn vị Ký hiệu
1.                   Văn phòng Sở VP
2.                   Phòng Tổ chức cán bộ TCCB
3.                   Phòng Kế hoạch – Tài chính KHTC
4.                   Thanh tra Sở TTr
5.                   Phòng Giáo dục chuyên nghiệp và giáo dục thường xuyên TXCN
6.                   Phòng Giáo dục trung học GDTrH
7.                   Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục KTKĐ
8.                   Phòng Giáo dục tiểu học GDTH
9.                   Phòng Giáo dục mầm non GDMN

5.3.2 Sổ tay chất lượng: ký hiệu là STCL

5.3.3 Mã số quy trình: QT-AB-xy

  • QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình.
  • AB là ký hiệu viết tắt của các đơn vị trong Sở.
  • xy là sỗ thứ tự của quy trình từ 01®

Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT-SGD -01.

5.3.4 Mã số phụ lục: BM-AB-xy-wz

  • BM là chữ viết tắt của chữ Phụ lục
  • AB-xy là các ký tự cuối của mã số quy trình tương ứng
  • wz là số thứ tự của phụ lục từ 01÷99
    • Nội dung tài liệu

5.4.1   Sổ tay chất lượng:

Sổ tay chất lượng của Sở có những nội dung chính sau:

  • Mục đích, phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng.
  • Giải thích các thuật ngữ và chữ viết tắt trong sổ tay chất lượng.
  • Mô tả cách thực hiện của Sở đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và viện dẫn tới các quy trình có liên quan.

5.4.2 Các Quy trình:

Nội dung của quy trình được quy định thống nhất gồm các mục sau:

  1. Mục đích: Nêu lý do tại sao tài liệu được viết ra.
  2. Phạm vi áp dụng: Nêu cụ thể quy trình được áp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, đơn vị nào.
  3. Tài liệu viện dẫn, tham khảo: Liệt kê những tài liệu mà người thực hiện phải sử dụng khi viết tài liệu cũng như trong quá trình thực hiện từng bước công việc.

Ghi chú: đối với các quy trình tác nghiệp của các đơn vị thuộc Sở phần tài liệu viện dẫn, tham khảo chuyển thành phụ lục kèm theo các quy trình để thuận tiện cập nhật những thay đổi về căn cứ pháp lý trong quá trình sử dụng.

  1. Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt: Nêu lên định nghĩa hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu, nếu có.
  2. Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình. Trình bày quy trình có thể dưới dạng mô tả bằng lời, dùng sơ đồ dòng chảy hoặc kết hợp trình bày sơ đồ dòng chảy trước, sau đó là mô tả; hoặc dùng bàng trình bày.
  3. Hồ sơ lưu:

Nêu các giấy tờ, tài liệu phụ lục có trong hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện quy trình và cách thức lưu trữ các hồ sơ đó.

  1. Phụ lục:

Liệt kê những mẫu biểu cụ thể kèm theo với quy trình và được sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình

  • Trách nhiệm xem xét, phê duyệt và ban hành các loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở:
Loại tài liệu Soát xét Phê duyệt
Sổ tay chất lượng Chánh Văn phòng Giám đốc
Các quy trình chung Chánh Văn phòng Giám đốc
Các quy trình tác nghiệp Trưởng các phòng liên quan Giám đốc

 Ghi chú: Việc xem xét, phê duyệt các phụ lục (đi kèm các quy trình) gắn liền với việc xem xét, phê duyệt các quy trình.

5.6       Kiểm soát tài liệu bên ngoài

  • Tài liệu bên ngoài của Sở là các văn bản pháp quy trực tiếp điều chỉnh các hoạt động của Sở theo đúng chức năng và phân cấp quản lý nhà nước có liên quan đến việc thực hiện các quy trình trong phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở. Các tài liệu này được quản lý tại các đơn vị sử dụng.
  • Các đơn vị sử dụng phải tập hợp, phân loại và sắp xếp các tài liệu bên ngoài đang được sử dụng tại đơn vị của mình đảm bảo thuận tiện trong quá trình sử dụng khi cần.
  • Tất cả các cán bộ công chức thực hiện các công việc, công vụ liên quan đến các văn bản pháp luật, pháp quy có trách nhiệm theo dõi thông tin về những sự thay đổi của hệ thống văn bản đó. Đối với những tài liệu bên ngoài đã hết hiệu lực thực hiện, các đơn vị cần bỏ riêng và xác định các dấu hiệu thích hợp tránh sử dụng nhầm các tài liệu này.
  • 6HỒ SƠ LƯU
TT Tài liệu cần lưu trữ Nơi lưu Thời gian lưu
1.   Bảng theo dõi phân phối tài liệu Túi HS BCĐ 2 năm
2.   Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu Túi HS BCĐ

 7. PHỤ LỤC

  • BM-SGD-01-01Danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng
  • BM-SGD-01-02 Bảng theo dõi phân phối tài liệu
  • BM-SGD-01-03Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu