Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính

Bảng theo dõi sửa đổi:

Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

 

Phân phối:

 

TT Đơn vị SL   TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6

Phòng Quản lý CN&TTCN

1

2 Phó Giám đốc Sở 3 7

Phòng Kế hoạch -Tài chính

1

3 Văn phòng Sở 1 8

Phòng Quản lý KH&CN cơ sở

1

4 Thanh tra Sở 1 9

Phòng Quản lý Chuyên ngành

1

5

Phòng Quản lý Khoa học

1 10

Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

1

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Nguyễn Vinh Quang Nguyễn Thế Hoàng Phạm Quốc Chính
Chữ ký  

 

 

Chức vụ Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng Giám đốc Sở

 

  1. MỤC ĐÍCH

Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

  1. CHỮ VIẾT TẮT
  • TTHC: Thủ tục hành chính
  • BP TN&TKQ: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ:

TT Người thực hiện Lưu đồ
Bước 1 Bộ phận TN và TKQ  

 

 

Bước 2 Bộ phận TN và TKQ
Hướng dẫn cho tổ chức, công dân hoàn thiện hồ sơ

 

Bước 3 Bộ phận TN và TKQ
Lập phiếu nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả

 

Bước 4 Bộ phận TN và TKQ  

Vào sổ theo dõi, chuyển phòng chuyên môn
Bước 5 Phòng chuyên môn
Xử lý hồ sơ

 

Lãnh đạo Sở
Ký kết quả giải quyết

 

Phòng chuyên môn
Chuyển kết quả về Bộ phận TN và TKQ
Bước 6

 

Bộ phận TN và TKQ

 

Thu phí, lệ phí

(nếu có)

Bộ phận TN và TKQ

 

 

  1. Diễn giải lưu đồ

Bước 1:

– Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến

Bước 2:

– Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01

Bước 3:

– Công chức tiếp nhận hồ sơ lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 gửi tổ chức, công dân 01 bản và lưu tại BP TN&TKQ 01 bản.

Bước 4:

– Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 và lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (mẫu số 04) chuyển phòng chuyên môn giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bước 5:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ công chức được phân công giải quyết như sau:

– Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo Sở quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

– Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo lãnh đạo Sở phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại phòng chuyên môn.

+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo Sở quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo lãnh đạo Sở trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà phòng chuyên môn đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.

– Các hồ sơ quy định tại 02 trường hợp trên sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo lãnh đạo Sở trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định

– Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ phải trình Giám đốc sở ký thông báo bằng văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả gửi cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi tổ chức, cá nhân

Bước 6:

Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và thực hiện như sau:

– Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định

– Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi.

– Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ

– Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức.

– Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả.

– Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

  1. BIỂU MẪU
STT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
1. Mẫu số 01 Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ
2. Mẫu số 02 Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả bộ phận
3. Mẫu số 03 Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
4. Mẫu số 04 Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

  1. HỒ SƠ LƯU
STT Hồ sơ lưu Trách nhiệm lưu Thời gian lưu
1. Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ BP TN&TKQ 01 năm
2. Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả bộ phận BP TN&TKQ 01 năm
3. Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả BP TN&TKQ 01 năm
4. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ BP TN&TKQ 01 năm
5. Sổ thống kê kết quả thủ tục hành chính BP TN&TKQ 01 năm
6. Biên lai thu phí, lệ phí Phòng KH-TC 01 năm

* Ghi chú: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, phòng nộp vào Lưu trữ cơ quan