Quy trình quản lý thiết bị máy móc, phương tiện

Bảng theo dõi sửa đổi:

Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

 Phân phối: 

TT Đơn vị SL   TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6

Phòng Quản lý Khoa học

1

2 Phó Giám đốc Sở 2 7

Phòng Quản lý CN&TTCN

1

3 Ban ISO 1 8

Phòng Kế hoạch -Tài chính

1

4 Văn phòng Sở 1 9

Phòng Quản lý KH&CN cơ sở

1

5 Thanh tra Sở 1 10

Phòng Quản lý Chuyên ngành

1

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Nguyễn Thị Hoa Phượng Nguyễn Thế hoàng Phạm Quốc Chính
Chữ ký  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chức vụ Công chức

chuyên môn

Chánh Văn phòng Giám Đốc Sở

  

  1. MỤC ĐÍCH

Thống nhất phương pháp theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản thuộc văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ quản lý nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của các Phòng.

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng cho việc quản lý các tài sản thuộc Văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ, bao gồm việc giao nhận, quản lý sử dụng thiết bị, phương tiện, thu hồi và kiểm kê.

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc: Ban hành và công bố 04 tiêu chuẩn mực kế toán Việt Nam

Quyết định số 245/QĐ-KHCN, ngày 22 tháng 4 năm 2009 về việc ban hành Quy chế quản lý tài sản Nhà nước tại Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc Sở KH&CN

  1. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT

Tài sản thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Sở là các trang thiết bị chung, các tài sản tại phòng họp, hội trường, phòng lãnh đạo Sở, các tổ chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở. Cụ thể bao gồm các loại sau:

– Thiết bị văn phòng là: Tất cả các loại trang thiết bị, máy móc bao gồm: Máy Photo, máy Vi tính, máy chiếu; thiết bị dân dụng điều hoà, tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm làm việc trong quá trình hoạt động của cơ quan.

– Phương tiện: ô tô xe máy công và những phụ tùng linh kiện kèm theo

  1. Nội dung

5.1  Bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị

 5.1.1 Lưu đồ

Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu
Đơn vị quản lý thiết bị  

 

 

 

 

 Văn phòng BM-VP-01.01
Văn phòng
Lập Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị
BM-VP-01.02
Lãnh đạo Sở  

BM-VP-01.02

Đơn vị quản lý thiết bị
Sửa chữa
Các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan
Đại diện: Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị sử dụng; Đơn vị thực hiện công việc BM-VP-01.03
Đại diện: Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị sử dụng; Đơn vị thực hiện công việc BM-VP-01.03

BM-VP-01.04

5.2. Diễn giải lưu đồ

5.2.1. Sổ quản lý thiết bị

Văn phòng phải lập sổ quản lý thiết bị của đơn vị trong toàn Sở theo mẫu BM-VP-01.01.

Sổ quản lý thiết bị phải được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi, luân chuyển hoặc bổ sung thiết bị mới.

5.2.2. Lập kế hoạch bảo dưỡng  thiết bị

Căn cứ vào tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị; căn cứ vào đề nghị của các phòng, đơn vị và tình hình thực tế của thiết bị, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa trên cơ sở danh mục thiết bị; đồng thời lựa chọn đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa trình lãnh đạo Sở phê duyệt theo BM-VP-01.02

5.2.2.3 Duyệt kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa

Lãnh đạo Sở xem xét và phê duyệt kế hoạch bảo dưỡng.

5.2.2.4 Tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa

Việc tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa được thực hiện theo hướng dẫn của các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan.

5.2.2.5 Nghiệm thu thiết bị

Nghiệm thu thiết bị sau khi bảo dưỡng, sửa chữa phải có các thành phần sau:

– Đại diện đơn vị quản lý thiết bị.

– Đại diện đơn vị sử dụng thiết bị.

– Đại diện đơn vị thực hiện công việc.

Tất cả các thành viên tham gia nghiệm thu cùng tiến hành đánh giá công việc bảo dưỡng, sửa chữa.

Trong trường hợp đơn vị quản lý tự thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị do đơn vị mình quản lý thì công tác nghiệm thu được tiến hành theo các qui định trong các quy trình công nghệ bảo dưỡng, sửa chữa liên quan.

5.2.2.6 Lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị đi vào hoạt động

Các thiết bị sau khi bảo dưỡng, sửa chữa phải được kiểm tra đánh giá và lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động (theo BM-VP-01.03). Biên bản nghiệm thu sẽ là cơ sở đánh giá khối lượng sửa chữa, bảo dưỡng.

Đơn vị quản lý thiết bị phải cập nhật các thông tin bảo dưỡng, sửa chữa vào lý lịch máy theo (BM-VP-01.04).

5.3 Bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất

5.3.1 Lưu đồ mô tả quá trình bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất 

Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu

– Đơn vị sử dụng trang thiết bị

– Văn phòng

BM-VP-01.05
Đơn vị sử dụng trang thiết bị
Lập phiếu đề nghị sửa chữa
BM-VP-01.06
Văn phòng
Trình chủ trương & chọn đơn vị sửa chữa
Giám đốc Sở
-Văn Phòng

– Đơn vị thực hiện công việc

Thực hiện sửa chữa
Đại diện:

– Đơn vị sử dụng

– Văn phòng

– Đơn vị sửa chữa

BM-VP-01.03
Bước 7  Đại diện:

– Đơn vị sử dụng,

– Văn phòng

– Đơn vị sửa chữa

BM-VP-01.03

BM-VP-01.04

5.3.2 Diễn giải lưu đồ

5.3.2.1 Phát hiện sự cố, lập biên bản kiểm tra đánh giá mức độ hư hỏng của thiết bị:

Khi thiết bị xảy ra sự cố cần phải báo ngay cho Văn phòng đến kiểm tra và tiến hành lập biên bản kiểm tra  thiết bị; đánh giá mức độ hỏng hóc theo (BM-VP-01.05).

5.3.2.2 Lập đề nghị sửa chữa đột xuất

Trên cơ sở biên bản kiểm tra, đơn vị sử dụng trang thiết bị lập yêu cầu sửa chữa đột xuất (BM-VP-01.06) chuyển Văn phòng Sở trình lãnh đạo phê duyệt.

5.3.2.3 Trình chủ trương chọn đơn vị sửa chữa

Căn cứ vào tình trạng hư hỏng của thiết bị; Văn phòng đề xuất giải pháp sử lý đồng thời lựa chọn đơn vị sửa chữa trình Lãnh đạo.

5.3.2.4 Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo xem xét yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất để có các quyết định phù hợp trước khi cho phép tiến hành các bước tiếp theo.

5.3.2.5 Thực hiện sửa chữa

Sau khi được phê duyệt chủ trương Văn phòng triển khai thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện sửa chữa; tổ chức giám sát đối với trường hợp thư đơn vị ngoài.

5.3.2.6 Tiến hành kiểm tra nghiệm thu

Sau khi thiết bị được sửa chữa, Văn phòng và đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động theo (BM-VP-01.03) và cập nhật nội dung sửa chữa vào Lý lịch máy (BM-VP-01.04).

5.3.2.7 Bàn giao lưu hồ sơ

Đơn vị quản lý tổ chức bàn giao đưa vào sử dụng và lưu vào hồ sơ, sổ quản lý thiết bị.

5.4 Thu hồi, kiểm kê tài sản

5.4.1 Kiểm kê

– Định kỳ hàng năm Văn phòng phối hợp với KH-TC tiến hành kiểm kê, ít nhất là một lần vào cuối năm để xác định rõ số lượng tài sản, trang thiết bị thuộc phạm vi Sở quản lý.

– Công tác kiểm kê tài sản thực hiện theo qui định theo BM-VP-04.07.

5.4.2 Thu hồi thiết bị

– Khi thiết bị đã cũ, hỏng hoặc không phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào đề nghị của đơn vị sử dụng. Văn phòng lập kế hoạch thanh lý hoặc nhập kho vật tư của Sở.

– Trong trường hợp thiết bị là TSCĐ, Văn phòng có nhiệm vụ làm thủ tục tăng, giảm TS cho đơn vị sử dụng theo qui định hiện hành

  1. Lưu hồ sơ
STT Tên hồ sơ Nơi/Người lưu Thời gian lưu
1 Biên bản kiểm tra thiết bị – Đơn vị sử dụng thiết bị

– Văn phòng

01 năm
2 Biên bản nghiệm thu, bàn

giao

– Đơn vị sử dụng thiết bị

– Văn phòng

01 năm
3 Lý lịch thiết bị – Đơn vị sử dụng thiết bị

– Văn phòng

01 năm
4 Sổ quản lý Thiết bị – Văn phòng 01 năm
5 Kế hoạch bảo dưỡng sửa

chữa thiết bị

– Văn phòng 01 năm
6 Biên bản nghiệm thu đưa

thiết bị vào hoạt động

– Đơn vị sử dụng thiết bị

– Văn phòng

01 năm
7 Phiếu đề nghị sửa chữa

đột xuất

– Văn phòng 01 năm
8 Biên bản kiểm kê tài sản – Đơn vị sử dụng thiết bị

– Văn phòng

01 năm

* Ghi chú: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, phòng nộp vào Lưu trữ cơ quan. 

  1. Phụ lục, biểu mẫu
STT Tên Biểu mẫu Mã hiệu
1 Sổ quản lý thiết bị BM-VP-01.01
2 Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị BM-VP-01.02
3 Biên bản nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt

động (sau khi sửa chữa)

BM-VP-01.03
4 Lý lịch thiết bị BM-VP-01.04
5 Biên bản kiểm tra thiết bị BM-VP-01.05
6 Phiếu đề nghị sửa chữa đột xuất BM-VP-01.06
7 Biên bản kiểm kê tài sản BM-VP-01.07

 

SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.01

SỔ QUẢN LÝ THIẾT BỊ

TT Ngày tháng Tên tài sản Đơn vị sử dụng Số lượng Số hiệu Nội dung đề nghi, bảo dưỡng sửa chữa Ghi chú

 

 SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.02

KẾ HOẠCH

BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA THIẾT BỊ

TT Tên tài sản Số hiệu Số lượng Đơn vị sử dụng Nội dung đề nghị bảo dưỡng, sửa chữa Thời gian thực hiện Ghi chú

 

 SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.03

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

BIÊN BẢN NGHIỆM THU

ĐƯA THIẾT BỊ VÀO HOẠT ĐỘNG

 

Chúng tôi gồm:

Văn phòng Sở:……………………………………………………………

Đơn vị được trang bị thiết bị:………………………………………

Địa chỉ:…………………………………………………………………

BÊN SỬA CHỮA:

Người đại diện:……………………………………………………………

Địa chỉ:………………………………………………………………

Điện thoại :…………………………………………………………………

Đồng ý ký biên bản giao, nghiệm thu thiết bị với nội dung sauQT.VP.01 quản lý máy móc thiết bị 4_10

Tình trạng hiện tại::…………………………………………………

Tình trạng thiết bị trước khi sửa chữa:………………………………………

Nội dung sửa chữa:……………………………………………………………….

Sau khi sửa chữa, chúng tôi nhất trí xác nhận:

Tại địa chỉ:…………………………………………………………………

Tên thiết bị được giao trong tình trạng:………………………………………

                                                          Ngày    tháng      năm

VĂN PHÒNG SỞ   ĐƠN VỊ ĐƯỢC TRANG BỊ    ĐẠI DIỆN BÊN SỬA CHỮA

 

SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.04

 

 

LÝ LỊCH THIẾT BỊ

Ngày           tháng             năm

 

Tên phòng sử dụng thiết bị:……………………………………………………

Địa chỉ lắp đặt:…………………………………………………………………

Loại máy :………………………………………………………………………

Số hiệu chủng loại:……………………………………………………………

 

Ngày tháng Nội dung công việc Xác nhận của VP

   

SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.05

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

BIÊN BẢN KIỂM TRA THIẾT BỊ

 

Văn phòng Sở:……………………………….………………………………

Tên đơn vị sử dụng thiết bị:…………………………………………………

Tên thiết bị:…………………………………………………………………

Loại máy:…………………………………………………………………

Tình trạng hiện tại:……………………….………………………………………

Văn phòng đề xuất hướng giải quyết:…………………………                                                                               

                                                                               Ngày    tháng      năm

               VĂN PHÒNG SỞ                               PHÒNG SỬ DỤNG THIẾT BỊ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SỞ KH&CN                                                                             

 

BM-VP- 01.06

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA ĐỘT XUẤT

                    

                            Kính gửi:

– Giám đốc Sở KH&CN

– Chánh Văn phòng Sở

Đơn vị sử dụng thiết bị:…………………………………………………

Tên thiết bị:…………………………………………………………………

Chủng máy:…………………………………………………………………

Tình trạng máy hiện tại:……………….………………………………………

Đề nghị:……………….…………………………………….…………………

Văn phòng đề xuất hướng giải quyết:……………………..……………………                                                                              

                                                                               Ngày    tháng      năm

             GIÁM ĐỐC        VĂN PHÒNG SỞ           ĐƠN VỊ SỬ DỤNG THIẾT BỊ

SỞ KH&CN                                                                              BM-VP- 01.07

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN

 

Tên đơn vị sử dụng thiết bị:………………………………………………

TT Tên tài sản Số hiệu Số lượng Tình trạng thiết bị hiện nay Ghi chú

 QT.VP.01 quản lý máy móc thiết bị 4_10