Quy trình đánh giá nội bộ

 Bảng theo dõi sửa đổi:

Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú
         
         
         
         
         

Phân phối: 

TT Đơn vị SL   TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1   6

Phòng Quản lý CN&TTCN

1

2 Phó Giám đốc Sở 3   7

Phòng Kế hoạch -Tài chính

1

3 Văn phòng Sở 1   8

Phòng Quản lý KH&CN cơ sở

1

4 Thanh tra Sở 1   9

Phòng Quản lý Chuyên ngành

1

5

Phòng Quản lý Khoa học

1   10

Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

1

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên     Phạm Quốc Chính
Chữ ký  

 

 

   
Chức vụ     Giám đốc Sở
  1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này mô tả cách thức xác định, hoạch định và tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá xem các hoạt động của HTQLCL có phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2015 và HTQLCL có được áp dụng một cách hiệu lực và hiệu quả không.

  1. PHẠM VI

Quy trình này áp dụng cho các hoạt động đánh giá nội bộ của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Thái Nguyên

  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  • Tiêu chuẩn ISO 9001:2015- Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
  • Sổ tay chất lượng
  • Quy trình kiểm soát rủi ro, sự không phù hợp và hành động khắc phục
  1. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT
  • Đánh giá nội bộ: là hoạt động xem xét về đánh giá một cách hệ thống các hoạt động về các kết quả liên quan đến chất lượng của các phòng chuyên môn thuộc sở để xác định xem chúng có phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL hay không
  • Đánh giá viên nội bộ: là người có năng lực tiến hành đánh giá nội bộ và là người được đề cử bởi ban lãnh đạo.
  • Sự không phù hợp: là sự không đáp ứng các yêu cầu quy định
  1. NỘI DUNG
    • Lưu đồ (trang bên) 
STT Lưu đồ Trách nhiệm Biểu mẫu/tài liệu liên quan
1 Thư ký ISO BM.VP.02.01
2 Trưởng Ban ISO BM.VP.02.01
3 Trưởng nhóm đánh giá BM.VP.02.02
4 Trưởng ban ISO BM.VP.02.02
5 Nhóm đánh giá

Bộ phận được đánh giá

BM.VP.02.02

Các hồ sơ, tài liệu liên quan

6 Nhóm đánh giá

Bộ phận được đánh giá

BM.VP.02.03

BM.VP.02.04

7 Trưởng nhóm đánh giá

Trưởng bộ phận

BM.VP.02.05

BM.VP.02.06

8 Trưởng bộ phận

Người được phân công

QT.VP.03
9 Trưởng nhóm đánh giá QT.VP.03
10 Trưởng nhóm đánh giá

Trưởng Ban ISO

QT.VP.03
11 Thư ký ISO

Trưởng bộ phận

QT.VP.03

 

  • Mô tả
    • Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

      Thư ký ISO lập Kế hoạch đánh giá nội bộ năm BM.VP.02.01. Mỗi bộ phận chuyên môn sẽ được đánh giá tối thiểu một lần trong năm, nếu kết quả đánh giá năm trước cho thấy mức độ phù hợp và hiệu lực thấp có thể được đánh giá với tần suất cao hơn. Kế hoạch đánh giá nội bộ của năm có thể được điều chỉnh nếu Đại diện lãnh đạo thấy cần thiết.

  • Phê duyệt kế hoạch đánh giá nội bộ

Trưởng ban ISO xem xét:

  • Nếu phù hợp phê duyệt cho thực hiện;
  • Nếu không phù hợp thư ký ISO điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp.
    • Lập chương trình đánh giá nội bộ

       Theo kế hoạch đánh giá đã được duyệt, thư ký ISO lập Chương trình đánh giá nội bộ BM.VP.02.02 trong đó nêu rõ thành phần đoàn đánh giá, đơn vị được đánh giá, thời gian, mục đích, nội dung cuộc đánh giá.

Đoàn đánh giá bao gồm trưởng đoàn đánh giá và các thành viên đoàn đánh giá.  Trưởng đoàn đánh giá cần phải là người có kỹ năng quản lý (là lãnh đạo Sở KH&CN). Trưởng đoàn đánh giá cùng với Trưởng ban ISO lựa chọn các đánh giá viên từ các bộ phận phòng chuyên môn.

      Đánh giá viên từ các bộ phận phòng chuyên môn là người đã được đào tạo về đánh giá nội bộ, có hiểu biết về hoạt động được đánh giá, có uy tín trong sở. Đánh giá viên sẽ không thực hiện đánh giá công việc của mình (thường là không đánh giá công việc của phòng mình). Các đánh giá viên được chỉ định cần có được kỹ năng tốt trong trao đổi thông tin nói và viết.

  • Phê duyệt Chương trình đánh giá

Giám đốc Sở KH&CN xem xét và phê duyệt:

  • Phê duyệt chương trình đánh giá nội bộ nếu phù hợp;
  • Nếu không phù hợp yêu cầu sửa đổi cho phù hợp.
    • Chuẩn bị đánh giá

       Thư ký ISO có trách nhiệm thông báo thành phần của đoàn đánh giá và chương trình đánh giá đến các bộ phận chuyên môn  liên quan trước thời điểm bắt đầu đánh giá ít nhất 05 ngày. Nếu có nhu cầu thay đổi bộ phận phòng chuyên môn được đánh giá sẽ thông báo cho Trưởng đoàn đánh giá ít nhất 2 ngày trước thời điểm tiến hành đánh giá. Trưởng phòng được đánh giá cử người hỗ trợ đoàn đánh giá khi tiến hành đánh giá phòng đó và chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ liên quan đến nội dung đánh giá.

      Trưởng đoàn đánh giá cử người trong nhóm đánh giá chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu cần thiết và các kết quả đánh giá lần trước của  phòng chuyên môn được đánh giá để cung cấp cho các đánh giá viên và phục vụ quá trình đánh giá.

  • Tiến hành đánh giá nội bộ

     Trước mỗi cuộc đánh giá Trưởng đoàn đánh giá sẽ chủ trì cuộc họp khai mạc. Tại cuộc họp này Trưởng đoàn sẽ khẳng định lại mục đích của hoạt động đánh giá, chương trình, phương pháp và nhấn mạnh sự hợp tác của các bộ phận với các chuyên gia đánh giá. Đây cũng là cơ hội để các bên có những ý kiến trao đổi và thống nhất. Một Danh sách những người tham dự khai mạc/kết thúc đánh giá BM.VP.02.03 sẽ được thiết lập.

      Sau cuộc họp khai mạc, đoàn/nhóm đánh giá sẽ bắt đầu thực hiện hoạt động đánh giá theo chương trình đã đề ra. Tại mỗi phòng, đoàn/nhóm đánh giá có thể bắt đầu với Trưởng phòng  thuộc sở để đánh giá công tác tổ chức hoạt động của phòng, các hoạt động quản lý của phòng như quản lý nhân sự, phân công công việc, giao trách nhiệm quyền hạn, lập và theo dõi các mục tiêu, kế hoạch chất lượng, theo dõi đo lường hoạt động, phân tích, cải tiến.

       Với các hoạt động tác nghiệp, việc đánh giá sẽ được thực hiện với những người trực tiếp phụ trách công việc để tìm hiểu về phương pháp thực hiện và kiểm soát các hoạt động, các hồ sơ, tài liệu được thiết lập, lưu trữ.

      Việc đánh giá được thực hiện thông qua phỏng vấn người liên quan, xem xét các tài liệu và hướng dẫn công việc, xem xét các hồ sơ được thiết lập và lưu giữ, quan sát việc tiến hành các công việc…

      Trong quá trình đánh giá, đánh giá viên phải ghi chép đầy đủ các bằng chứng đánh giá, đặc biệt là trong các trường hợp cho là có sự không phù hợp được phát hiện.

      Trong quá trình đánh giá nếu xuất hiện nhu cầu kiểm tra các thông tin ở phòng khác, cán bộ đánh giá phải ghi nhận lại để xem xét sau hoặc liên hệ với các nhóm đánh giá khác để yêu cầu thu thập thông tin bổ sung. Các thông tin về cuộc đánh giá của các đánh giá viên được ghi nhận vào Phiếu đánh giá BM.VP.02.04.

  • Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ

     Sau khi các nội dung cần đánh giá được thực hiện, đoàn/nhóm đánh giá sẽ tập trung thảo luận và thống nhất các phát hiện đánh giá. Các phát hiện bao gồm: Các điểm không phù hợp, không phù hợp tiềm ẩn hoặc các đề nghị cải tiến. Trưởng đoàn/nhóm đánh giá sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng về các phát hiện đánh giá. Các thành viên trong đoàn/nhóm cụ thể bảo lưu ý kiến và sau đó báo cáo lên đại diện lãnh đạo trong vòng 5 ngày sau khi đánh giá.

     Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập Bảng tổng hợp các điểm lưu ý BM.VP.02.05Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ BM.VP.02.06, bao gồm các nhận xét tổng thể về mức độ phù hợp, hiệu lực và bất kỳ các đề nghị cải tiến nào khác.

     Các điểm không phù hợp/không phù hợp tiềm ẩn sẽ được viết vào các Báo cáo sự không phù hợp QT.VP.03.03 và được xác nhận bởi trưởng đoàn đánh giá.

      Sau khi chuẩn bị xong báo cáo, Trưởng đoàn đánh giá sẽ trình bày các phát hiện với phòng được đánh giá tại buổi họp kết thúc và yêu cầu Trưởng phòng được đánh giá xác nhận vào các Báo cáo sự không phù hợp QT.VP.03.03Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ BM.VP.02.06.

      Một bản copy của Báo cáo sự không phù hợp QT.VP.03.03Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ BM.VP.02.06 sẽ được gửi lại bộ phận được đánh giá. Bản gốc của các báo cáo này sẽ được chuyển qua Thư ký ISO.

  • Xem xét sự không phù hợp

      Trưởng đoàn đánh giá và Trưởng phòng xem xét sự không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá để đưa ra biện pháp giải quyết. Việc xem xét này phải bao gồm 2 nội dung:

  • Bản chất của sự không phù hợp được phát hiện,
  • Nguyên nhân gây ra sự không phù hợp.
    • Giải quyết sự không phù hợp

     Sự không phù hợp được phát hiện sẽ được giải quyết theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục QT.VP.03. Việc giải quyết sự không phù hợp cũng phải đảm bảo hai yếu tố:

  • Xử lý loại bỏ sự không phù hợp và
  • Xử lý loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp để tránh lặp lại.

     Trưởng bộ phận được đánh giá có trách nhiệm đưa ra giải pháp và thời gian dự kiến hòan thành; chỉ định người thực hiện; và giám sát việc thực hiện cùng với Trưởng đoàn đánh giá.

  • Kiểm tra

     Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm kiểm tra kết quả thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp. Việc kiểm tra này tùy theo từng trường hợp có thể được thực hiện trong một lần hoặc hai lần để đạt được yêu cầu sau:

  • Hành động khắc phục dự kiến đó thực hiện đầy đủ và kịp thời
  • Việc thực hiện hành động khắc phục đảm bảo sự không phù hợp không lặp lại.
    • Báo cáo khắc phục sau đánh giá

      Thư ký ISO có trách nhiệm lập  báo cáo kết quả thực hiện khắc phục sau đánh giá và báo cáo kết quả trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

  1. BIỂU MẪU
STT Mã hiệu Tên
1.        BM.VP.02.01 Kế hoạch đánh giá nội bộ năm
2.        BM.VP.02.02 Chương trình đánh giá nội bộ
3.        BM.VP.02.03 Danh sách những người tham dự khai mạc/kết thúc đánh giá
4.        BM.VP.02.04 Phiếu đánh giá
5.        BM.VP.02.05 Bảng tổng hợp điểm lưu ý
6.        BM.VP.02.06 Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ
  1. HỒ SƠ LƯU
STT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu
1.        Kế hoạch đánh giá nội bộ năm Thư ký ISO 01 năm
2.        Chương trình đánh giá nội bộ Thư ký ISO 01 năm
3.        Danh sách những người tham dự khai mạc/kết thúc đánh giá Thư ký ISO 01 năm
4.        Phiếu đánh giá Thư ký ISO 01 năm
5.        Bảng tổng hợp điểm lưu ý Thư ký ISO 01 năm
6.        Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ Thư ký ISO 01 năm

* Ghi chú: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, phòng nộp vào Lưu trữ cơ quan