Quy trình Kiểm soát rủi ro, sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

 

THEO DÕI PHÂN PHỐI:

 TT Đơn vị SL   TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý CN&TTCN 1
2 Phó Giám đốc Sở 3 7 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1
3 Văn phòng Sở 1 8 Phòng Quản lý Chuyên ngành 1
4 Thanh tra Sở 1 9 Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1
5 Phòng Quản lý Khoa học 1 10 Trung tâm phát triển KH&CN 1
Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên
Chữ ký  

 

 

 

 

 

 

Chức vụ Giám đốc

 1.      MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất ph­ương pháp thực hiện xác định rủi ro nội bộ, bên ngoài và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa để giải quyết các sự không phù hợp, các vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trong các hoạt động quản lý tại Sở; nhằm loại bỏ, giảm thiểu các nguyên nhân và sự tái xuất hiện gây ra sự không phù hợp hoặc sản phẩm và dịch vụ không phù hợp tiềm ẩn.

2.      PHẠM VI

Tài liệu này áp dụng cho tất cả bộ phận chuyên môn của Sở khoa học và Công nghệ Thái Nguyên.

3.      TÀI LIỆU VIỆN DẪN

  • TCVN ISO 9001:2015.
  • Sổ tay chất lượng

4.      ĐỊNH NGHĨA/ TỪ VIẾT TẮT

4.1. Định nghĩa

– Sự không phù hợp:

  • Sự không đáp ứng các yêu cầu, quy định vạch ra.
  • Sự không tuân thủ yêu cầu về quy trình và phương pháp làm việc,
  • Sự không phù hợp đối với văn bản pháp quy và các quy định liên quan về văn bản/hồ sơ.

– Sự không phù hợp tiềm ẩn: Là sự không phù hợp chưa xảy ra nhưng có nguy cơ xảy ra nếu không có các hành động thích hợp.

– Việc khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện, bao gồm việc sửa chữa và loại bỏ.

– Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.

– Hành động ngăn ngừa/giảm thiểu rủi ro: Hành động nhằm thực hiện việc loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguyên nhân tiềm ẩn gây nên sự không phù hợp nhằm ngăn chặn chúng xuất hiện.

4.2. Từ viết tắt

– RR: Rủi ro;

– CH: Cơ hội;

– CBCC: Cán bộ Công chức

5.      NỘI DUNG

5.1 Kiểm soát rủi ro

 

 

Trách nhiệm

Công việc thực hiện

Mô tả /Tài liệu liên quan
CBCC trong Sở Căn cứ xác định hành động ngăn ngừa/giảm thiểu rủi ro

     

– CBCC trong từng bộ phận thường xuyên xác định các rủi ro và cơ hội bên trong và bên ngoài tác động không mong muốn trong quá trình thực hiện công việc của bản thân và bộ phận;

– Kết quả kiểm tra, đánh giá nội bộ, bên ngoài;

– Các thông tin phản hồi và khiếu nại của khách hàng;

– Kết quả thống kê, phân tích số liệu;

– Kết quả xem xét của lãnh đạo,…

Trưởng Bộ phận

 

Đề xuất hành động ngăn ngừa/giảm thiểu rủi ro Trưởng các bộ phận dựa vào căn cứ trên để đề xuất hành động xử lý rủi ro và cơ hội cần thiết tại bộ phận mình phụ trách.

Lãnh đạo Sở xem xét các thông tin đầu vào nêu trên để xác định các hành động ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro cần thiết cho toàn hệ thống.

Nội dung đề xuất viết theo biểu mẫu BM.KHCN.03.01

 

Lãnh đạo Sở

Phê duyệtLãnh đạo Sở phê duyệt: nội dung biện pháp, phân công, phối hợp và thời gian hoàn thành theo biểu mẫu BM.KHCN.03.01CBCC được phân côngPhân công tổ chức thực hiện  và báo cáo

Phân công CBCC thực hiện hành động ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro, ghi chép cụ thể vào biểu mẫu BM.KHCN.03.01

Báo cáo kết quả thực hiện hoặc vướng mắc phát sinh cho trưởng bộ phận

Trưởng bộ phậnKiểm traKiểm tra việc thực hiện hành động ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro có đạt kết quả không, nếu không yêu cầu lập hành động ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro mới và tổ chức thực hiện lại.CBCC Văn phòng được phân công

 

 Lưu hồ sơ thực hiện

Cập nhật thông tin vào sổ theo dõi hành động ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro theo BM.KHCN.03.02

 

5.2  Xử lý sản phẩm không phù hợp

5.2.1       Yêu cầu chung về phát hiện sự không phù hợp

      Mọi cán bộ, công chức trong Sở có trách nhiệm phát hiện các sự không phù hợp liên quan đến công việc của mình và ghi nhận vào Sổ theo dõi xử lý sự không phù hợp BM.KHCN.03.03.

     Nếu sự không phù hợp ở mức độ sai lỗi nhẹ, thuộc thẩm quyền xử lý của bộ phận, thì trưởng bộ phận đề ra biện pháp xử lý và phân công người xử lý, nêu rõ thời gian hoàn thành và theo dõi kết quả vào Sổ theo dõi xử lý sự không phù hợp BM.KHCN.03.03.

     Nếu sự không phù hợp ở mức độ sai lỗi lớn hoặc không thuộc thẩm quyền xử lý của trưởng bộ phận có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo sở và viết Phiếu xử lý sản phẩm không phù hợp theo BM.KHCN.03.04 (ghi vào ô 1: Nội dung không phù hợp) và đưa ra thời gian hoàn thành.

5.2.2. Trách nhiệm và biện pháp xử lý

     Khi nhận được Phiếu xử lý sản phẩm không phù hợp, trưởng bộ phận có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu và đưa ra biện pháp xử lý thích hợp và điền vào ô thứ 2 của BM.KHCN.03.04 và phân công người thực hiện. Nếu là vấn đề có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng thì Đại diện lãnh đạo là người xem xét và đưa ra biện pháp xử lý.

     Các biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp có thể là: làm lại, sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ.

5.2.3. Thực hiện, theo dõi kết quả sau khi xử lý sản phẩn không phù hợp:

     Người được phân công xử lý sản phẩm không phù hợp có trách nhiệm tiến hành công việc đã phân công và báo cáo kết quả cho trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra lại và ghi kết quả vào ô thứ 3 của BM.KHCN.03.04 (Kết quả thực hiện) và xác nhận việc đã kiểm tra.

     Nếu kiểm tra việc khắc phục vẫn không đạt yêu cầu thì trưởng bộ phận phải lập phiếu mới và lặp lại trình tự như trên đến khi đạt yêu cầu.

     Định kỳ hằng quý, hoặc đột xuất khi có yêu cầu của lãnh đạo Sở, trưởng các bộ phận tổng hợp tình hình thực hiện sự không phù hợp và chuyển đến Văn phòng Sở để tổng hợp, trình lãnh đạo Sở.

5.2.4. Các biện pháp khắc phục

     Hàng quý, tổng hợp các kết quả xử lý sự không phù hợp, nếu thấy có sự không phù hợp mang tính hệ thống, lặp lại hoặc tiềm ẩn khả năng xảy ra sự không phù hợp thì Giám đốc sở chỉ đạo các bộ phận có liên quan tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục theo Mục 5.3. của Quy trình này.

5.3 Hành động khắc phục

5.3.1. Các trường hợp yêu cầu thực hiện hành động khắc phục

Hành động khắc phục có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

  • Khắc phục các điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ
  • Thông tin phản hồi hay khiếu nại của khách hàng
  • Theo Mục 5.2.4

5.3.2. Mở phiếu khắc phục

     Căn cứ vào các phát hiện mục 5.3.1, Giám đốc Sở chỉ đạo trưởng bộ phận có liên quan phân tích nguyên nhân và mở Phiếu yêu cầu khắc phục BM.KHCN.03.05

     Khi mở phiếu cần phải ghi rõ bộ phận thực hiện, vấn đề cần khắc phục và dự kiến thời gian hoàn thành.

5.3.2. Thực hiện hành động khắc phục

     Bộ phận thực hiện việc khắc phục phải triển khai việc phân tích nguyên nhân và đưa ra các biện pháp và tổ chức thực hiện. Nếu trường hợp cần nhiều thời gian hơn so với thời gian dự kiến hoàn thành, trưởng bộ phận phải báo cáo Giám đốc sở để xin ý kiến và phải được sự chấp thuận của Giám đốc sở.

     Sau khi thực hiện xong việc khắc phục, trưởng bộ phận có trách nhiệm báo cáo Giám đốc sở để kiểm tra kết quả.

5.3.3. Kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục

      Căn cứ vào hồ sơ hành động khắc phục nhận được, Giám đốc sở kiểm tra lại biện pháp thực hiện và kết quả. Trường hợp không đạt thì yêu cầu trưởng bộ phận thực hiện lại.

     Các hoạt động khắc phục phải được tổng hợp, vào sổ theo dõi theo BM.KHCN.03.06 và được Công chức Văn phòng lưu giữ theo QT.KHCN.01.

5.4. Cải tiến

5.4.1. Thu thập thông tin: Các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau:

  • Các sự kiện quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả về hiệu lực của hệ thống
  • Các đề nghị cải tiến trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo
  • Các kết quả phân tích đo lường sự thoả mãn và các nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng khi sử dụng các sản phẩm/dịch vụ
  • Các phản ánh của cá nhân hay tập thể tong hệ thống thông tin nội bộ
  • Kết quả của các cuộc đánh giá
  • Kết quả hoạt động khắc phục, phòng ngừa,…

5.4.2. Yêu cầu cải tiến

Khi các bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu trong việc cải tiến, phải đề xuất bằng văn bản và gửi cho lãnh đạo Sở. Nội dung đề xuất phải thể hiện các nội dung: các nội dung cần cải tiến; Biện pháp thực hiện và nguồn lực để thực hiện.

5.4.3. Hoạch định việc cải tiến

Lãnh đạo Sở có trách nhiệm xem xét đề xuất cải tiến, nếu thấy không phù hợp thì phải có trách nhiệm giải thích cho người đề xuất cải tiến, việc cải tiến sẽ kết thúc.

Nếu thấy có tính khả thi, các bộ phận lập kế hoạch cải tiến chi tiết bằng văn bản và trình lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt. Kế hoạch cải tiến phải bao hàm các nội dung: nhận dạng phạm vi cải tiến; xác định mục tiêu cải tiến; Trách nhiệm, tiến độ các bước triển khai; Các yêu cầu về nguồn lực; Kết quả đạt được sau khi thực hiện việc cải tiến,…

5.4.4. Triển khai

Sau khi kế hoạch cải tiến được Giám đốc phê duyệt, Công chức Văn phòng có trách nhiệm phân phối đến các đơn vị có liên quan để thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, người được phân công theo dõi phải luôn thu thập thông tin, cập nhật chính xác để phát hiện kịp thời những vướng mắc và đề xuất chỉnh sửa kịp thời.

5.4.4. Xem xét

Khi công việc cải tiến hoàn thành, lãnh đạo Sở tổ chức cuộc họp đánh giá kết quả đạt được và những tồn tại cần rút kinh nghiệm. Thành phần cuộc họp gồm: Ban lãnh đạo Sở, Ban CCHC, các cán bộ có liên quan đến công việc cải tiến. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản và phân phối đến các vị trí có liên quan.

Kết quả của việc cải tiến sẽ được phổ biến cho những bộ phận có liên quan. Hồ sơ cải tiến do Công chức Văn phòng được phân công lưu giữ.

6        BIỂU MẪU

STT Mã hiệu Tên
1 BM.KHCN.03.01 Phiếu yêu cầu hành động ngăn ngừa/ giảm thiểu rủi ro
2 BM.KHCN.03.02 Sổ theo dõi hành động ngăn ngừa/ giảm thiểu rủi ro
3 BM.KHCN.03.03 Sổ theo dõi xử lý sự KPH
4 BM.KHCN.03.04 Phiếu xử lý sản phẩm KPH
5 BM.KHCN.03.05 Phiếu yêu cầu khắc phục
6 BM.KHCN.03.06 Sổ theo dõi thực hiện hành động khắc phục

7        HỒ SƠ LƯU

STT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu
1 Sổ theo dõi xử lý sự KPH Các bộ phận 01 năm
2 Phiếu xử lý sản phẩm KPH Văn phòng, các bộ phận 01 năm
3 Phiếu yêu cầu khắc phục

 

Văn phòng, các bộ phận 01 năm
4 Sổ theo dõi thực hiện hành động khắc phục Văn phòng 01 năm
5 Phiếu yêu cầu hành động ngăn ngừa/ giảm thiểu rủi ro Văn phòng, các bộ phận 01 năm
6 Sổ theo dõi hành động ngăn ngừa/ giảm thiểu rủi ro Văn phòng, các bộ phận 01 năm

      * Ghi chú: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, phòng nộp vào Lưu trữ cơ quan